文档介绍：文秘人员的听说读写
听说读写,是文秘人员提高领悟能力和表达能力的基本途径。下面,就文秘人员的听说读写,讲一些粗浅的看法与体会。
一、心领神会听好音
听,是指敏捷接受并正确理解信息的应变能力。研究表明,信息交流花费在听力上的时间超过60%,其余时间才用在交谈、阅读和写作上。由此可见,听对于文秘人员搜集信息,了解情况,具有不可忽视的作用。口头语言是声音和意义两个部分组成的。由于语音的线性排列与语义的多通道、全方位无法比拟,使我们很难一下子就听出说话人的根本意图。这就需要我们反复揣摩,认真领悟,透过语音听语义。
(一)听好领导的话。领导所处的位置高于秘书,工作经验与生活阅历比秘书丰富。领导所讲的话,是秘书必须听从、必须谨记、必须落实的。
领导讲话时,秘书必须管住觜巴,只听不讲,全神贯注,专心静听,不仅用耳朵来吸收声音,而且要投入整个身心来理解。领导讲话,有时直言不讳,一听就懂;有时闪烁其词,意在言外。文秘人员在这种情况下,不仅要注意倾听领导话语的外在信息,注意观察说话时的一颦一笑、举手投足、眼波流转、神色变化等信号,还要从当时所处的特定语境,依靠经验、背景知识去揣摩意会,听出领导的言外之意、弦外之音,甚至难言之隐,真正领会话里话外的全部含义。
会议纪要或会议记录是文秘人员一项日常性的工作。据专家研究,一般的听众听完10分钟的演说后,能记住内容的一半,两天之后只能记住25%。这就要求我们边听边记,边记边想,不仅用笔记,还要用心记。有的秘书起草的会议纪要,不得要领,一塌糊涂。这除了文字表达方面的原因外,与没有细心倾听、认真记录、反复思考有很大关系。比如,有些秘书参加会议时,对别人的发言,似懂非懂,一字不记;对领导讲话,一知半解,只记标题。这怎么能够起草出符合领导意图的会议纪要呢?
(二)听好同事的话。由于同事与文秘人员所处的岗位不同,熟悉的情况不同。听好同事的话,把同事当做良师益友,是文秘人员掌握情况、取长补短的重要途径。文秘人员听同事说话时,不仅要专心致志,而且要主动参与,鼓励对方把话说下去。如边听边伴以"嗯"、"是"、"对"等有声语言,或通过微笑、点头、目光交流等势态语言表示赞同和肯定;或适当插话,与对方在情感上彼此沟通,营造一个亲切友好的谈话环境。
当然,秘书也要冷静分析、正确对待同事的话。比如:有的同事可能批评你是书呆子,只爱读书,不善交际;有的同事可能表扬你勤奋好学,独善其身。有的同事可能批评你写的材料严谨有余,活泼不足;有的同事可能表扬你写的材料文从字顺,有条不紊。这就需要我们认真鉴别,想想这些评价是站在什么角度,出于什么用意;想想这些话与自己的工作目标有何异同。只要是站在全局的高度,出于促进工作的目的,并且与自己确定的目标基本吻合,就应该积极采纳,认真改进。否则,就只能留作参考了。
(三)听好群众的话。人民群众是我们的衣食父母。"父母"的话肯定要听。但由于"父母"与我们的年龄不同、文化不同、职业不同,对问题的看法也有所不同。这就需要文秘人员善于从人民群众的话中,听出哪些是事关全局的问题,哪些是部分人关心的问题;哪些是合情合理的要求,哪些是蛮不讲理的要求;哪些是民意、民情、民生、民利的反映。凡是代表着广大人民根本利益的话,都必须引起我们重视,都必须给予高度关注和认真答复。
二、雅俗共赏说好话
第二次世界大战时,西方人深知语言艺术的巨大威力,曾将舌头和***、金钱称为三大战略武器;到了今天,又把舌头和美元、电脑视为赖以生存和竞争的三大战略武器。出人意料的是,高新科学技术取代了武器炫耀,而"舌头"的地位竟丝毫没有动摇。这也印证了我国古代的一句名言:"一言之辩,重于九鼎之宝;三寸之舌,强于百万之师。"
一个企业或事业单位犹如一架机器,说话犹如润滑剂,它渗透、滋润着各个零部件;没有润滑剂,机器根本无法运转。秘书部门是一个单位联结上下、左右、内外的枢纽。可以说,一个单位的全部工作都离不开秘书部门的参与,搞秘书工作也就离不开说话。秘书需要说话,是由其工作性质、内容、作用决定的。秘书要为领导的决策及其实施服务,要汇报工作、传达指示、开展调查研究、传递信息、接待来访,处理日常事务等,除部分使用书面语外,大量运用的是口头语言。
文秘人员口头语言必须遵循以下三个主要原则:
1、标准规范。秘书部门素有"门面"、"窗口"之称。人们往往从一个单位文秘人员说话的态度、内容、方式、效果来判断这个单位的工作水平。文秘人员的说话关系到一个单位在公众心目中的形象。所以,文秘人员口头语言必须标准规范。
所谓标准规范,主要是指词汇的规范化和语法的规范化两个方面。一是词汇的规范化。文秘人员在工作语言中应尽量使用共同语中的词汇,慎重、规范地吸收和使用方言词汇、外来词、古语词和新生词。二是语法的规范化。遵守搭配规则,防止搭配不当;保持成份完