文档介绍：物业管理
文件名称
客户服务管理标准(租户收楼)
流程图
相关文件
相关记录
负责人
说明
收取费用
填写资料
现场记录
移交钥匙
跟踪
办理手续
《工作单》
客服部
物业收到开发商发出的《收楼通知书》后,客服部与开发商及租户联系,确定租户收楼时间并告知租户需要携带的资料及缴纳的款项。
物业准备好收楼文件和钥匙,通过管理软件发出《工作单》,通知工程部协助收楼。
《收费通知书》
客服部
财务部
客服部接待租户办理收楼手续,核实租户的有效身份证明。如资料不齐全,应了解原因和进行记录,并要求其在指定时间内提交。
客服部向租户介绍收楼程序,如租户没有异议,客服部填写《收费通知书》引领租户缴纳相关费用,收费项目和标准按《上海保利广场物业管理收费一览表》执行。
财务部根据《收费通知书》向租户收取费用,并出具发票。
《用户手册》
《办公楼单元情况登记表》
《公司情况登记表》(商场)
《用户联络资料表》
《货物放行模式》
《用户手册及装修管理规定签收表》
客服部
客服部指引租户签署收楼文件,介绍物业服务内容、申请流程和注意事项,内容包括:《办公楼单元情况登记表》、《公司情况登记表》(商场)、《用户联络资料表》、《货物放行模式》及《上海保利广场消防安全责任书》。
客服部交租户签署《用户手册及装修管理规定》。
如属开发商产权转让收楼,应安排业主签署《业主公约》。
《场地交接记录表》
《玻璃记录表》
《办公楼幕墙玻璃记录表》
《电表读数确认表》
《水表读数确认表》
客服部
工程部
保安部
客服部通知工程部、保安部派人到场,陪同租户到单元现场进行记录,填写《场地交接记录表》及《玻璃记录表》
工程部记录电气、空调、消防、弱电系统、外墙玻璃、土建;
保安部记录窗锁
租户、工程部客服部三方签名确认单元的水表/电表读数,记录在《电表读数确认表》/《水表读数确认表》。
《钥匙签收确认表》
客服部
物业将单元钥匙移交租户,在《钥匙签收确认表》上做好签收记录。
客服部
完成单元设备设施验收后,如发现有设备故障或租户不满意的地方,应及时通知开发商相关负责人,三方协商解决。
客服部协调跟进验收后需要跟进的维修问题。
资料归档
客服部
客服部整理租户收楼资料,建立租户档案,并在管理软件上更新/录入。
部门文员将租户相关资料抄送工程部、保安部及财务部。
备注:
租户收楼携带资料:
属个人名义租赁的,租户需备有效身份证明;如委托人前来收楼,应携收楼委托书、租户身份证明副本、委托人有效身份证明。
属公司名义租赁的,公司法人代表办理应备营业执照副本(如有需要)、个人身份证明;如委托