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石家庄远洋城房地产开发有限公司
档案是过去工作和历史情况的记录，它可认为工作提供备查的依据。档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。档案是公司文化的重要部分，是公司成功的金桥。为了加强档案管理，特制定本制度，请各部门执行。
，整理，签定，保管，销毁，记录，检索，编号，运用，这九道工序是档案工作的整体。他们之间相对独立，但又互相制约。
：公司各种具有保存价值的文献、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。具体分类：
、各种申请文献（如：用印申请文献）、公司对外发文（公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、报告、简报、告知等文献）、注册年检资料、验资文献、融资资料、法律事物、解决纠纷等具有保存价值的文献
：涉及法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书，证书、证明等。
：涉及上级频发、需公司执行的，或由公司发行的各种标准、规章制度等。
：涉及由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文献和会议材料会议记录等。
：涉及公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划营销计划、财务计划等
:涉及公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单向性工作总结调查报告等
：涉及公司各类计划指标、技术指标、营销指标等以及公司各类任命工作指示等。
：涉及公司各部门上报的在平常活动中形成的原始记录和凭证、如财产状况房屋销售、协议书、协议书、意向书等原始记录和文本。
：涉及公司上报各级主管部门的文献资料和相关登记表，以及公司领导在外部公共场合发言，报告或发布的各类文书资料。
：涉及公司及下属各部在其经营活动或政治，文献娱乐活动中，以及在外学录下来的各种资料，如照片资料录音资料，影片资料等。
：涉及上级领导和外协和谐部门或个人提供的题词书画，工艺制作等。
：立项文献，建设用地、征地、拆迁文献，勘察、测绘、设计文献，开工审批文献，招投标文献，工程质量监督手续，工程财务文献，工程竣工验收文献，竣工图等从立项到竣工的具有保存价值的全过程系统资料。
：有关会计工作的方针、政策、制度、预算、计划、总结、报告、协议以及往来文书都应归档。会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料可由会计部门自行归档。
：人事档案由部门自行立卷、归档、管理。
，档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及运用工作，充足发挥档案资料的作用。逐步实现档案管理的现代化、科学化。
，就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中起来。其收集的重要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各类材料，由办公室及公司下属部门和个人定期协同档案进行整理，立卷，归档。各部门在规定的归档时间，把整理审定完毕的档案资料，进行归档。
（见附件2），移交清单一式两份，双方签字后各执一份。归档的文献资料必须完整，真实，准确。
、批文在颁发之日起移交总裁办。公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总裁办。协议协议应在签订之日移交总裁办。凡已办理完毕的具有保存价值的各种文献资料，均应在3日内递交总裁办立卷归档，对于某些专门文献，或驻地分散在外的个别业务部门的文献，为方便平常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
笔迹清楚、图物相符、图样清楚，图表整洁，签字手续完备。请示和批复，印本和底稿，正文和附件必须立在一起。
永久、长期保存的文献不应用易褪色的书写材料，一律用碳素墨水钢笔或毛笔，严禁用圆珠笔或铅笔。
复印、打印文献及照片笔迹、线条和影像的清楚及牢固限度应符合设备标定质量。
录音、录像资料应保证载体的有效性。声像档案摄录必须具体记录事由，时间，地点，重要人物，背景，摄录者，归档声像资料必须是原版，原件，清楚，完整。
(奖品，奖杯，锦旗，证书，牌匾，馈赠品等)归档必须有原件，并保持其完好无损
“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大协议。
机密档案涉及：
财务资料；
公司重要会议纪要；
公司经营情况；
人事档案、薪资性档案、劳动协议；
技术资料；
金额在10万-100万元的协议。
：
重要项目资料；
项目协议协议。
，一律按照下列规定办理：
：
公司章程；
股东名簿；
股东会、董事会、监事会会议纪要；
公司证照；
各级批文；
印鉴；
公司年度经营计划；
公司年度经营总结；
年度财务报表；
技术资料；
不动产所有权状及其他债权凭证；
人事资料；
大型活动图片、音像资料；
其他核定须永久保存的文书。
：
会计凭证；
其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限 按国家相关规定执行)
：
期满或解除的协议协议；
完结后的项目方案；
其他经核定须保存五年的文书。
：
部门工作计划及工作总结；
完结后的部门请求报告；
，一概不得外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，方可查阅。
。如需查阅非本部门重要文献和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门批准，方可借阅。
，不得私自影印，复制，翻印，不得擅自拆散，调整，抽取，污损，不得转借。
，应制成复制品提供使用。复制可采用复印，照片，重印副本，摘录等方式。复制件应仔细校对，与原告无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。
，如有特殊情况，可以短期借阅，最多为5天，但必须办理借阅手续，填写调阅单（附件1），如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时解决。
，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
，需按规定整理已形成的文献材料，并退还所借档案，经审查无误后签字后，才干调离。
 有下列行为之一,据情节轻重,给予（）解决,若构成犯罪依法追究刑事责任:
(1) 毁损,丢失或擅自销毁公司档案 
(2)  擅自向外界提供,抄摘公司档案 
(3)
  涂改,伪造档案 
(4)  未及时上报归档者 
。
，维护档案清洁，以防虫蛀、腐蚀。定期通风、防潮。
。
。
，由档案管理员登记造册，经有关领导和档案形成部门共同鉴定，按规定销毁。
，可单独存放半年，经验证确无保存价值时，再行销毁，以免误损。
，并指定专人监销，严禁将文献作为它用，或做废纸出售。文献销毁后，监销人应在销毁注册上签字。销毁册应永久保存。
石家庄远洋城房地产开发有限公司 2023年4月9日印发
附件1
档案调阅单
填表日期：
类别
调阅部门
调阅人
档案内容摘要
调阅用途
调阅期限
自 年 月 日起至 月 日，计 日
复印张数/份数
借出日期
档号
归还日期
备注
保管人签章
附件2：
档 案 移 交 目 录
第
序 号
题 名
张数
期限
密级
备注