文档介绍：会议总结
会前
(一)向会议联系人询问以下信息:
会议举办时间、地点
竞争对手参加情况
参会人数
会议费用,包括发言费(发言时间和顺序)、展台费(展台数量、大小、具体位置)、参会费、
会议日程安排表展台数量
(二)工作审批:审批单内容:会议时间、会议地点和会议费用。
(三)准备会议资料
宣传册:
询问使用哪几本宣传册。找好宣传册后,找市场部负责人询问是否有内容修改。如不修改,查看仓库宣传册数量,数量足够,将宣传册装箱放好;数量不够,告知设计加印以及加印数量。印刷回活时间:1星期。
如有修改,询问修改信息后,交给设计修改,再将修改好的宣传册给、市场部负责人和领导审阅。审阅好后,计算邮寄时间,告知印刷及印刷数量。
展板:
询问使用哪几块展板。找好以及打印展板后,找市场部负责人询问是否修改,如不修改,查看仓库展板是否现有展板,展板完好,将展板打包放好;展板损坏,告知设计印刷。印刷回活时间:2天。
如要修改,询问修改信息后,交给设计修改,再将修改好的展板给杨城、市场部负责人和领导审阅。审阅好后,计算邮寄时间,告知印刷及印刷数量。
3、资料袋:
与主办方协商会议现场时候可以使用资料袋。公司改名后留下一批旧资料袋,上面用的是老公司名。给主办方提供资料袋有两个目的:一、宣传作用,二、袋子不用就浪费了。现仓库还存有大量袋子,可在接下来的参会中向主办单位提供。
(四)发言题目和案例集
询问主办方发言题目什么时候给主办方,询问好时间后催杨城向市场部询问发言题目。
询问会议是否有案例集,有的话,案例什么时候给主办方。提前编写,交给主办方。
(五)准备会议物品:
1、询问主办方:会议现场能否用理正资料袋,能否挂横幅,接待处能否放置理正展板;、大小、具体位置和是否有电源
2、会议物品包括:桌布、指示牌、名片盒、接线板、剪刀、胶带、大头钉、X展架、宣传视频和物品清单。
部门有桌布、指示牌、名片盒、剪刀;其他物品需向行政部申请借用。
制作物品清单,方便物品清点。
(六)物品运输
1、询问主办方什么时候到会场进行资料准备。
2、自带。如果参会人数多、展台物品少、宣传册和展板数量少。可自带。参会人员离开公司前将资料和物品交给他们。
3、邮寄
提前将所要寄的物品装箱打包,所有箱上写“XX公司会议资料”。
联系主办方联系人,询问收货地点和收货人。
联系快递公司(一般为中铁快运),提前询问是否能到目的地、运输时间、是否需要转运和是否送货上门。
计算会议举办时间和运输时间,提前邮寄,确保会前资料能到会议现场。
(七)费用审批:费用包括,会议协办费、宣传册印刷费、展板印刷费、运输和送货费用。
(八)与市场部沟通:
向主办方要会议日程表,询问会议地点食宿安排和费用,项目参观地点和费用。
询问市场部哪些人参会、参会人员联系方式以及出发时间和达到会场时间。
编写会议注意事项:事项包括:发言顺序和时间、竞争对手发言情况、已邮寄哪些资料、市场部需带哪些资料、到会议现场后到哪儿找