文档介绍：销售管理科——制单员岗位工作说明书
一、准备性工作内容和要求
1、编制《佣金、欠款与异常销售情况查询表》
根据销售助理提供的《销售合同》、《非常规销售备案申请表》、《总经理特批文件》、《欠款条》等文件资料,编制《激励、佣金与异常销售情况查询表》,详细记录相关的欠款资质信息、佣金与激励信息、非常规销售的各种备案信息、特殊销售价格信息等关键内容,以备制作订单时查阅、核对。
2、《物流价格及到货时间表》
每月与营运部物流管理部门沟通,核定、更新《物流价格及到货时间表》;及时将更新信息向销售人员发布,并以电话或短信方式通知注意。
3、《标准产品直销与最低售价表》
根据公司《标准产品价格表》,以“直销价格*90%”作为“最低售价”,编制《标准产品直销与最低售价表》。
4、《欠款订单和非常规订货需要的手续》
根据公司的欠款销售政策和非常规订货要求,编制《欠款订单和非常规订货需要的手续》。
5、《欠款订单的处理流程和要点》
根据公司的欠款订单处理要求,编制《欠款订单的处理流程和要点》。(欠款订单增加与客户沟通,传真、提醒《收货条》或回单盖章)。
6、《加急订单的处理流程和要点》
根据公司的加急订单处理要求,编制《加急订单的处理流程和要点》。
7、《常规订单处理流程和要点》
根据公司的常规订单处理要求,编制《常规订单的处理流程和要点》。
8、订单格式准备
涉及制单工作的人员,需分别准备具有各自签名的订单模板,包括:《常规订单》、《加急订单》、《欠款订单》和《加急欠款订单》。
9、货物出厂短信模板
编制货物出厂时向销售人员和客户发送的手机短信模板,包含产品名称、数量、预计的到货时间和感谢语句及联系电话等。
10、《制单员语言规范》
编制并不断改进制单员的标准用语规范和相应的话术。
二、订货信息的接收与要求
1、接收由客户直接发出的订货信息,需及时与主管销售人员联系、沟通。
2、接收客户或陌生询价电话,一律转交相关区域销售人员,并做《电话记录》。
3、涉及其他事项的,及时转交其他部门进行处理,并做《电话记录》。
4、根据销售人员或客户的沟通情况,判断或预估订单类型:
(1)常规订单:款到发货并符合到货时间要求或客户自提的订货;
(2)加急订单:款到发货但要求在常规到货时间之前到货的订货;
(3)欠款订单:延期付款但符合到货时间要求或客户自提的订货;
(4)欠款加急订单:延期付款且要求在到货时间之前到货的订货。
三、审核“非正常订货”的条件和手续
1、关于欠款订货条件的审核和处理
(1)凡涉及欠款的订货要求,均需严格按照《欠款订单需要的手续和处理要点》,审核制作欠款订单的相关手续是否完备。
(2)对于手续不完备的欠款订货要求,与相关销售人员沟通,提请其按照相关规定和流程完成相关手续。在手续不完备的情况下,一律不得制作订单。
2、关于非常规订货条件的审核和处理
(1)涉及非常规订货,包括:跨区域销售、异常价格订货、老产品延续性订货、定制性产品订货、包含其他非正常要求的订货,均需完成《非常规销售备案申请表》。
(2)对未完成《非常规销售备案申请表》手续的非常规订货要求,与销售人员沟通,提请其按照相关规定和流程完成相关手续。
四、制作销售订单
根据订单类型(《常规订单》、《加急订单》、《欠款订单》和《