文档介绍：办公室管理制度
第一章总则
一、为了加强办公室管理,明确公司内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际情况,特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司实际,根据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证公司的办公事务有效开展。
四、办公室人员应明确各项工作职责,简化办理流程,做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章职责范围
一、办公室管理人员直接受行政部长,在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、负责公司文件管理、合同管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事务有序开展。
四、协调各部门之间的行政关系,为各部门工作开展提供相应的服务。
五、负责公司各执照年检、办理资质、员工保险、以及其他对外事宜。
六、协助其他部门工作,完成上级交代的其他工作。
第三章工作规范
一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范,相关规定按照员工守则细则执行。
二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
第四章办公室事务管理
一、管理要点
1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、公司内部文件、外部通知文件、各类执照、各类合同文件等。
3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;
4、根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。
二、制度规范
1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政部,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、公司对内公开文件由行政部负责起草和审核,总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,行政部负责审核,审核无误后行政办公室打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,方可签发。
4、机密文件由行政部部长保管,办公室人员对一般性文件进行分类管理,定期整理。
5、各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件及需要复印的文件,需行政部长审批,总经理批准后方可借阅。(后附审批表格)
6、办公室管理人员对文件、合同借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退。
7、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、合同等资料收集完全,存档备案。
三、文件管理流程
31、借阅文件流程:提出申请,行政部登记→借阅→返回文件
2、复印文件流程:提出申请,行政部长审批→复印→返回文件
第五章档案管理制度
一、管理要点
1、为了维护档案的真实性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业,及时分类、整理、编辑、传递文书资料,提高档案管理质量与效率。
2、档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、根据文书整理和文件整理编号,对对应资料进行相应的