文档介绍：费用报销管理制度
一、目的
为完善公司费用报销制度规范,根据公司经营活动的特点,制订本制度。制度明确了公司各部门费用性开支报销业务的管理要求与操作规范,以规范费用报销业务的基本程序。
二、范围
本内部文件规范了公司费用报销业务,适用于发生报销费用的各相关部门及相关人员。
三、相关程序及制度
(一)费用报销的控制原则:事先报批、分级负责、层层把关。由各部门主管负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查;由财务部对报销票据的合法性进行二级审查;由总经理进行最后的审核批准。
(二)费用的控制实行事先报批程序,由需要支付费用的部门或个人先行填写“用款申请单”,采购部进行物料零星采购可凭经副总批示的采购申请单替代“用款申请单”。“用款申请单”应列明:费用的性质、用途、预计金额与支付预计时间、经办人等要素。
(三)费用发生过程中,经办人应充分取得费用的相关单据,包括:合约或协议、发票、与发票内容关联的详细清单,其中:购买商品接受劳务原则上应取得增值税专用发票。如未取得合法票据,或应取得增值税专用发票而未取得的,财务部有权退回单据不予报销,且因能取得而未取得增值税专用发票造成公司多交税款的损失,将对经办人员进行处罚。
(四)费用发生完毕后,经办本人应在两周内到财务部报销。经办人将收集到的费用单据加以整理归类,采用公司统一的“费用报销单”规范粘贴,粘贴过程中应区别费用性质(如:交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等)分类粘贴,便于归类计算和整理。粘贴单据应保证单据清晰、整齐,如出现单据混乱,内容无法辨认的,财务部有权退回。如有预借款,但超期未销账,财务应先从其工资中扣回。
(五)经办人在填写“费用报销单”时,将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全,并签署自己的名字。“费用报销单”的填写不允许涂改,尤其是费用金额,并要保证费用金额的大、小写必须一致,否则无效。
(六)经办人将填写完整、附件齐全的“费用报销单”、“用款申请单”等一起送交本部门主管进行审批,部门主管审查无异议后签字确认。部门主管作为经办人报销单据的,在单据齐全后直接送交财务部审核。
(七)财务部对报销单据进行审核,在财务经理最后审查无异议后,签署审批意见并签名后送交总经理审批。
(八)总经理审查后签署审批意见并签名后交出纳,出纳根据单据性质进行现金付款或冲销经办人借款。
(九)出纳对相关报销凭证进行最后一次全面的把关和审核,对不符合有关规定的凭证有权拒绝支付。经查单据不符属重大遗漏、过失的,应确认责任归属。
(十)费用报销流程:
经办人——部门主管——会计——财务部经理——总经理或代理人——出纳
(十一)管理制度概述报销业务基本程序、规范。
详细业务规定参考本管理制度之附件。制度及附件制订、修改和解释权属于公司财务部。
(十二)本制度(含附件)经公司总经理审批签署实施,签署之日起执行。
附件一:业务活动费报销规定
附件二:个人借款规定
附件三:车辆费用报销管理规定
附件四:出差报销管理规定
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附件一: 业务活动费报销规定
一、关于业务活动费支出,各部门应严格实行“先申请,后执行”原则;部门或当事人因公需进行业务活动,先填报“业务活动申请单”,相关业务在权责人审批确认后方可执行。特殊情况下,当事人可打电话进行口头申请,事后补单。
二、申请单审批权限:业务申请预算金