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备用金管理暂行规定
唐金三顺【2011】财字第1号
备用金是为便于公司内部采购人员、销售人员及其他工作人员经常出差和日常零星开支的需要,而预支一定数额的现金作为备用款项。
为加强资金管理,提高资金的使用效率,有效控制资金占用,特制定备用金管理制度。
一、适用范围:可以使用备用金的部门为各个分公司、食堂、品控部。个人有行政部司机、销售部市场销售人员、品控部采购人员。以上部门和人员根据工作需要可以申请备用金。
二、备用金定额
公司备用金实行定额管理制度,即可预支保证公务管理需要一定限额的备用金。备用金最高限额为:分公司原则上不得超过20000元;食堂不超过5000元;品控部采购人员不超过10000元,司机为1000元,市场销售人员原则上最高不超过本人一个月的标准工资,标准工资低于3000元的按照3000元支取备用金。特殊情况需要提高限额的可以适当提高,但必须经过部门主管和总经理或董事长的批准。报销时可不抵扣借支的备用金,直接支取现金。
三、申请程序
(1)工作人员借支备用金时, 以书面形式写出备用金申请。填写《现金借款单》,经过借支人所在部门主管领导签字同意,送交财务部负责人审批。
(2)财务部负责人核定后,由总经理或董事长批准,然后到财务部出纳处办理借支手续。
(3)领用备用金的人员,原则上不允许另外借款,如特殊事项需要借款由总经理或董事长审批,但是特殊借款不得超过7天,7天之内及时报销结帐。
四、备用金时限
备用金实行一次领用,及时报销,至少每月报销一次。
五、备用金管理
(1) 备用金是为保证业务需要而设,必须做到专款专用,不得挪用和贪污,不得公款私用或转借他人,不得损害公司利益, 一经发现严肃处理。
(2) 借支人员所在部门主管领导应当督促借支人员及时报销或偿还所借款项,对超过规定时限不报销又不还款的部门和个人,不得再借支备用金,并可从其工资奖金中抵扣。
(3) 员工离职时必须办理备用金及借款的清还手续,否则财务不与支付工资。
(4) 对于离职时不能收回的备用金及借款,其所在部门主要领导承担连带清偿责任。
六本制度由财务部负责解释
唐山金三顺装饰材料有限公司
二0一一年四月十二日