文档介绍：总秘的工作内容
一、1、每天8:20——8:30检查监督总经室各办公室卫生情况,要做到地面无纸屑、无水渍、办公桌无灰尘,垃圾桶无弃物,用品摆放整齐
黄总、吴总办公室烧好开水
3、吴总办公室文件每天进行整理,文件放置至文件柜中的相关文件夹
4、定期查看总经室领导饮用水情况,以便于及时更换
5、定时检查个办公室冰柜内物品是否过期
1、除周例会外,如接到其它临时会议的通知,要及时准确的传达给所要参加会议的人员
2、做好会议的安排
3、做好会议纪录,记录好会议传达的精神
4、会议纪录的整理,要快速准确,在规定的时间内完成并上传
5、做好会议的存档工作
6、每周一做好各部门周报的汇总并下发到总经室及各部门经理
三、各类单据及档案的管理
1、公司档案及各部门合同档案的整理与保管,公司内员工如需借阅,要准确无误的填写《公司档案借阅登记》
各部门合同在盖章之后需要留两份原件(或至少一份原件)在公司存档,剩余合同移缴相关部门,移交时要做好合同编号,移交要做好《移交签收单》的记录工作
对于留存档案,每月月底给财务部移交一次,有两份原件的给财务一份原件,只有一份原件的就给财务复印件,要做好移交签字工作;
借阅档案归还:要在《档案借阅登记表》上做好归还记录
每周二、四到各部门收集的报销单据、合同尽量在当天送至吴总办公室,最晚不超过第二天中午,并做好登记记录,黄董签字之后通知各相关人员领取并做好登记记录
外地员工交通费报销要做好登记
总经室领导花费记录做好登记
四、订票订房
1、熟悉掌握各类票务的预定、各地宾馆及酒店餐饮的预定,如需预定要作好相关纪录并把相关纪录准确及时的传达给预定人