文档介绍：会议管理制度(七)
第一条公司会议体系
公司会议分为内部会议和外部会议两种
一、内部会议是指有公司或各部门组织,由公司员工参加的会议。如早会、经营策进会经营推进会、表彰会、内部培训、部门主管会、部门例会内部分享会等等。
二、外部会议是指由公司策划组织,参会人员除公司员工外,还有其他外部人员参加的会议;或者是公司人员参加由其他关联单位组织的会议。如客户联谊会、订货会、总公司会议、写字楼业主大会、协会会议等等。
第二条会议管理原则
本条针对的是由公司组织的会议。管理原则遵循:集中统一,分级管理;保证会议质量,降低会议成本,提高会议效率。
一、公司会议由人事行政部负责牵头,各部门协助;部门级会议由主办部门负责组织,人事行政部提供必要的协助;
二、会前做好准备,保证会议质量;坚决杜绝议而不决、决而不行,议程安排不紧凑的现象。能以部门名义召开的会议,不要追求形式,变相提高会议规格。
三、对于需要讨论的文件,会前应将讨论稿或讨论提纲印发给有关单位,使与会者能预先准备,提高会议效率。
第三条会议纪律及注意事项
一、与会人员应事先阅读会议通知,严格遵守会议时间,提前5分钟入场,不迟到、不早退。如因特殊情况不能参加会议的,须说明理由,提前1小时向人事行政部请假,;重要会议需得到批准后方可不参加;,原则上不允许请假,无特殊情况不允许安排轮休,;公司行政负责做好会议纪要。
二、在会议过程中,会场内不得随意走动、高谈,应保持会场肃静,不从事与会议无关的活动,如剪指甲、交头接耳等;与会人员在会议开始前应将手机等有声设备设于消音状态,会议进行中无特殊情况不得接打电话,如因特殊情况和重要电话须离开会场处理的,应征得会议主持人的同意方可离开;
三、会议发言简洁明了,条理清晰;不得随意打断他人的发言; 不要随意辩解,不要发牢骚;如要发言,举手得到主持人的许可后,方可发言;公司内部会议,按秩序就座,依次发言;
四、认真听别人的发言并记录;如参加的是外部会议,事后向上司报告,按要求传达;
五、一般会议时间应控制在1小时以内,特殊会议根据实际情况而定;
六、会议主持人发现争议得不到结论时,应及时作出“会后再议”的决定,以免浪费时间;
七、外出参加会议必须遵守《依纯商贸有限公司差旅管理规定》,每天除向直接领导报告平安外,必须将会议的重要内容进行简单、扼要汇报。
八、公司日常例会原则上定为每周一下午3:00,具体时间与内容或会议主题以公司办公室通知为准具体时间与内容或会议主题以人事行政部发出的通知为准;
九、原则上例会由营销总监主持或办公室主任主持原则上例会由营销总监主持或行政主管主持,各部门负责人参加;
十、各部门使用培训室(会议室),原则上由办公室人事行政部统一安排(避免会场使用碰撞);应提前1天知会公司办公室备案,遇到特殊情况或部门临时会议,经办公室同意后方可使用经人事行政部同意后方可使用,会后会议主持应安排相关的到会人员,对会场进行打扫卫生。
十一、各部门经理汇报工作,及提出需协调的事宜,在提出问题的同时应附相关个人建议或解决方案;
十二、营销总监对各部门工作进行讲评,原则上现场解答和处理会议中提出的问题并对下周工作进行统筹和安排;
十三、参加例会宜踊跃发言,各自在会议前拟定发言提要,力争发言简短明了,允许持有不同观点和保留意见,但会上一旦形成决议,无论个人同意与否,都应认真执行;
十四、严守会议纪律,保守会议秘密,在会议决议未正式公布以前,不得私自泄露会议内容;
十五、公司例会的会议纪要,由公司综合部负责进行记录和整理工作,于会后的第2天内经营销总监或执行总经理审批签字后,以电子描述件发至公司QQ群中附件中,给各参会人员下载阅读。纸质原件由人事行政部人事专员存档。并做好纪要存档。
十六、会议室内严禁吃槟榔,严禁抽烟。
十七、违反本条一至四款中任何一条时者每次缴纳水果基金10元;由行政主管负责收纳
;做为例会激励基金使用。
第四条会议流程
本条主要针对的是由公司组织的会议本条主要针对的是由公司(或由综合部与相关对应部门共同)组织的会议,会议流程包括会前准备、会中安排、会后事宜、会议总结、会议文件的立卷归档
一、会前准备:包括召开预备会议,安排会议议题、议程、准备会议文件、确定会议规模及与会人员名单、办理会议报批手续、发会议通知、选定和布置会场、排列座次、办妥后勤服务(物资、资金、与会人员的住宿、膳食、交通、医疗)、会前检查、会议接站等;
二、会中安排:包括签到、控制会议进程、担任会议记录,编写会议简报、调派车辆、会议保密、调派车辆
、会议保密、会场服务、文体活动安排等;
三、会后事宜:包括会议文件的收退、会议文件汇编、会议送站、处理遗忘物品、完善会务工作、打印会议记录、印发会议纪要和印发会议决定