文档介绍：材料、物料采购管理制度
第一章总则
第一条目的
为加强公司规范化管理,规范采购工作,保障搅拌站的正常持续进行,选择合格的供应商并对采购过程进行严格的控制,确保供货商提供的材料满足施工的规定要求,最大限度的降低成本,特制定本制度。
第二条适用范围
本办法适用于房屋建筑、市政公用等工程项目使用材料、物料(设备)采购时,计划、审批、价格之审核、订购、验收、付款结算等,除另有规定外,均以制度处理。本管理制度所指大宗材料、物料:砂、砖、水泥、混凝土、机械设备及配件、电缆线等。
第三条职责划分
1、机料部负责对各材料、物料的价格询价、采购、入库保管工作;
2、采购员对计划单的质量、数量、要求进行详细审核把关;
3、财务部对该工程材料的数量、规格、价格控制把关;
4、采购合同条款必须符国家相关法律法规;
5、上报项目经理及公司进行签字审核;
第四条原则
1、长期订货和大额进货,通过签订买卖合同的办法进行。
2、对于经常性采购或批量进货的,按采购流程进行。
第二章采购(计划)审批
第一条采购计划的制定
1、材料、物料的采购执行先计划审批,后采购的原则。大宗材料应在计划应在实施前不少于10天前提出,批量进货的材料不少于3天提出,应急性材料由材料员统计后上报项目部经总经理批准后实施采购,事后二天内应补齐相关手续。
2、采购的大宗材料,由机料部提出采购意向申请,确保材料物料规格、型号、数量无误并签字后以报公司总经理确定供应商。
第二条询价、比价和议价
1、根据采购物料的品种、规格、标准、数量和交付期的不同,应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象;
2、采购员根据过去采购的情况、市场变化情况、以及公司成本预算等情况,确定采购目标价格;
3、采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等进行核对、对供应商报价、交付期、售后服务等方面分析比较,以便选择最优供应商保证采购的材料符合公司实际采购要求,
4、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时,采购人员应送请购部门确认;
5、专用材料或用品,机料部应会同使用部门共同询价与议价;
6、对供应商的报价资料整理后,经办人员应深入分析,以电话等联络方式向供应商议价。在公司规定的权限范围内,采购人员应与供应商进行磋商,以使双方最终在全部条款上达成一致;
7、对重大的物资采购,要保证参加人数不少于两人进行商务谈判,且要求有两个以上的部门派人参加。
第三条采购前核决及权限
大宗材料首次采购时,按公司合同管理办法执行合同签字流程序,采购经办人员与供应商初步沟通并完成询价后,在询价汇总表上详细填列以下事项,呈报负责材料采购的各部门及总经理核决:
1、供应商资料:包括名称、地址、联系人、联系方式;
(1)采购物料的详细描述:包括品名、型号、规格等,如有超出标准的特殊要求需特别注明;
(2)订单所采购的数量/重量;单位包装数量/重量;包装件数;
(3)价格:单价,合计价,合同总额,定金或预付款;
(4)交付期:分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量;
(5)付款方式;
(6)所需的质量证明(检验单、质保单、出供应证明单、化验报告单等);
(7)质量保证条款:发生质量问题是进行退换或其他处理方法;
(8)运输方式和销***的要求。
2、需与供应商签订长期合同者,采购经办人应拟妥长期合同书,核决权限按照请购类别和对应的级别逐级呈各部门主管及公司经理核决;
3、签订期采购合同后过程中进货的,按材料采购流程,填写采购单,办理手续。
4、金额较大或批量采购的应到对方生产工供应进行实际考察,在充分了解对方的资信程度、供货能力和现货品质后,向对方明确订货意向,并送样报验,未通过报验的材料不准采购。
第四条签订采购合同或填写采购单
1、确定供应商后,填写采购合同并经审批流程,完成采购合同经审核,加盖公司合同公章经对方签章后生效。采购单经公司总经理签字审批后生效,需上交项目部备存。
2、采购人员应跟踪控制材料物料交货期,及时向供应商跟催交货进度。
3、发货前要求供应商在“送货单”上注明“订购单编号”及“包装方式”,以便验收确认。
4、若属分批交货者,采购人员应在“订购单”上注明“分批交货”以资识别。
第五条退货作业
对于检验不合格的材料退货时,应开立“材料退货单”,及时联系供应商到场核实并清运不合格材料。
第三章验收与付款
第一条材料进供应验收
1、材料进场供应商交货时,材料员、试验员清点件数或称重,对货物携带的有关证件和材料质量进行验证,经与采购清单或采购合同内容核对相符后签收,仓库出具入库单并由库管员签字入库。如发现不符时,立即通知采购员联系供应商;
2、对有专项质量要求的材料物资,须项目经理参与验收,验收合