文档介绍：公司费用报销与财务管理办法
一、总则
第一条为了规范公司各项费用的开支标准和报销程序,促进项目成本预算和管理,明确成本控制责任,同时保证各项工作的顺利开展,提高公司经营管理水平和效益的提高,制定本办法。
第二条公司费用开支必须坚持“节俭、务实、公平、高效”的方针,反对任何形式的铺张浪费和弄虚作假,节约一切不必要的开支,以求达到促进工作、方便生活、降低消耗、增加效益的目的。
第三条公司各项目监理部按区域分布和驻地方式不同划分为如下类别:
1类地区
2类地区
3类地区
2. 1类项目
新疆、青海和西藏地区的项目
湖北省外且距武汉1500公里及以上项目
湖北省外且距武汉1500公里以内地区项目
湖北省内武汉城市圈外的项目
湖北省内武汉城市圈内的项目
常驻现场的武汉地区项目
不驻现场的武汉地区项目、公司总部
注:武汉城市圈城市指孝感、咸宁、仙桃、天门、潜江、黄石、鄂州、黄冈。
第四条本办法适用于公司、分公司、各部门和各项目监理部。已与公司签订费用包干聘用合同的员工不采用本办法的有关津贴标准,但应遵守其他有关规定。
二、基本程序与制度
第五条公司费用控制实行“事先计划(预算或申报)、公司批准、部门审核、及时报销”的管理原则。本规定范围和标准内的日常开支和已经批准的预算开支,由分公司负责人、部门负责人、总监(含受委托的总监代表,下同)同意或安排即可执行;其他支出应按本规定相应的审批程序申报批准后方可执行。未经批准的计划外支出公司不予报销。
第六条武汉地区以外项目监理部的现场费用由项目部总监审核签字后,现场兼职财务人员予以报销。并由兼职财务人员每月汇总报销凭证和相关资料,报公司财务部,公司财务部报总经理或授权的相关负责人审批后入帐,未经批准的费用项目由公司财务部与项目监理部兼职财务人员核对退回处理。
第七条公司所在地项目由项目部总监审核签字后,报总经理或授权的负责人审批后到公司财务部报销。
1、分公司的费用由分公司负责人审核签字。
2、项目管理及招标代理与造价咨询事业部的费用由负责人审核签字。
3、公司职能部门的费用由部门负责人审核签字后,报总经理审批。
4、公司副总经理的费用由总经理审核签字,总经理的费用由授权的副总经理签字。
第八条为满足现场日常工作和生活需要,公司为各项目监理部设立项目备用金,备用金额度由项目部向财务申报。
1、项目备用金由公司财务部指定的项目监理部兼职财务人员负责管理。项目备用金只能用于项目监理部办公和生活开支,不得外借或挪作他用;
2、项目部兼职财务人员应在每月末填写项目部费用统计表(附表一)与公司财务部及时对账,不得延误;
3、项目部兼职财务人员的确定、更换及财务工作交接必须报公司财务部批准;项目部总监原则上不兼职财务管理工作;项目部总监及兼职财务人员对公司下拨的备用金负责。
4、为方便工作,总监、司机、厨师可保留不超过500元的个人备用金。
第九条公司各部门不设备用金。各部门工作人员因工作需要直接向公司财务部申请备用金。个人备用金控制额度为一般500元,营销人员和部门负责人2000元,总(副总)经理5000元。
第十条员工出差时可办理差旅费借款。营销人员和公司总(副总)经理可借款不超过10000元(不含投标保证金等);其他人员视路程和时间可借款1000-5000元;员工外出办理专项事务时,因需要可按批准的计划额度为限单独借款;
第十一条员工出差或办事后应一周内报销费用和还款;原则上前款不报,后款不借。报销时应一事一单一报,不得多项费用混合报销。
第十二条公司财务部和项目监理部兼职财务人员应加强备用金的管理。项目部备用金至少每月核对一次;个人备用金应每年结清一次;个人因岗位变动时备用金应及时结清。
第十三条为确保现场考勤的真实性,当月发生的探亲路费应在当月报销,财务部可根据各项目部报销情况决定是否执行备用金报销制度。
第十四条费用发生的经办人(报销人)报销时应将发票及相关附件按类逐张整齐地粘贴在票据粘贴单上,完整规范填写相应的类别并在原始单证背面及报销粘贴单报销人处签字,并对报销凭证的真实性负责;综合费用应附商家开具的原始清单(项目部自行打印或手写无效),不符合要求的报销单财务有权不予报销。
属于现金发放性质的原始凭证,原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的,由代领人签署代领人姓名并注明代字;由一人代领多人的,须逐个 签名。
第十五条部门负责人和总监应审核报销凭证的真实性和合法性,并在报销凭证背面签字。
第十六条项目监理部兼职财务人员应保证项目备用金在总监审批及本规定的范围内使用;公司会计和项目
监理部兼职财务人员应审核报销凭证的合法性和