文档介绍：上海信基电气有限公司接线盒分公司
外贸部门管理制度 Q/SGT-011-2011
为了规范外贸部门的工作,使大家有个良好的工作环境及和谐的团队,使外贸团队在公司领导下高效的开拓国际市场,保障外贸业务工作有序,特制定以下制度,望各位同仁照章遵守为盼!
一、总体制度
不断学****业务知识和技能,提高个人素质与涵养,遵守公司考勤等相关制度,树立良好个人形象和工作作风。树立正确的人生观、价值观,努力培养自己健康的社会心态。
保持办公环境安静、严肃,提高工作效率,不得在上班时间过多谈论与工作无关的话题,控制说话音量。
严守公司机密,谨言慎行,不得泄露公司有关产品策划、技术、客户资源等机密性信息。否则追究法律责任。
未经批准,不得携带任何移动存储设备、光盘等进出公司,不得将公司电脑内的文件发送给与公司无关的任何机构或个人。
未经批准,严禁接触服务器和他人电脑,公司网络配置专人负责管理,有关操作系统或网络设置的修改必须征得主管同意方可进行。
未经允许,严禁在公司电脑上安装***、木马程序、破解工具等任何程序,如有违反,罚款叁佰元。
未经允许,严禁下载及安装任何聊天工具。工作及加班时间,严禁使用QQ及其它聊天工具进行闲聊。严禁浏览与工作无关的网站信息;严禁上班时间接触游戏,如有违反,罚款伍拾元。
外贸部门必须每周召开部门研讨会(时间另定),应围绕如何做大做强并讨论上周工作总结及下周工作如何调整;同事之间就外贸技能多沟通,互相学****同时要求技质部参加,讨论在与客户沟通中遇到的技术问题及如何解决。
公司根据展会效果和实际情况来决定参加国内外展会,参加前需准备好赴展的相关资料,如展品、样本、报价资料、展位布置、展品的运输等。
客户信息在外贸同事之间,可以保密,但所开发的区域(国家)、客人的名字,在例会上可以互相沟通,以防止客人向不同的外贸业务员询价;外贸业务员不能恶意侵占其它人的客户信息,不得故意报低价格,防止不劳而获的事情发生。
注意个人卫生,保持台面整洁,垃圾及时处理,共同营造绿色办公环境。
二、客户管理制度
各业务人员负责的客户,资料必须即时登记,包括各人原来存放在电子表格、卡片、笔记本等上的所有客户资料,一个客户有多个联系人,一个联系人有多个邮件地址的,必须详细登记记录,不得有漏。如经检查,发现遗漏,每次罚款壹佰元。(该登记表每人每周或隔周送到总经理处存档)
在接到新客户询盘的,当天必须将客户资料进行登记,明确标记本次询盘产生的时间、联系方式、客户来源、客户需求何种规格的产品等,电话或传真询盘等手工录入,邮件询盘则打印出来存档。如经检查,发现遗漏,每次罚款壹佰元。(该登记表每人每周或隔周送到总经理处存档)
参加展会各业务人员所收集的客户名片及合作意向,展会完成后三天内,必须将所有名片资料登记在客户档案中,名片上交公司,由公司分类,酌情分配给专人跟进。经检查,发现遗漏,每次罚款叁佰元。(由谁登记?由谁分配?怎么分配?)
由主管分派下来的客户资料,当天必须将客户资料进行登记。经检查,发现遗漏,每次罚款叁佰元。
(由主管分下来的客户, 信息是已经有了的, 不必要登记的。这里重复)
所有客户资料的录入必须尽量详细,尤其在客户描述里,进行客户的详细说明,包括产品意向、实力分析、诚意度分析、成交机会分析等。
对于客户需要订制样品的