文档介绍：
一、 业务目标
1 经营目标
保证完成经营计划,扩大经营总量,提高市场占有率,获取最佳经营利润。
资金收付及时,保证资金安全。
降低采购成本,保证采购产品的数量和质量。
2 财务目标
核算规范,保证会计记录真实、准确、完整。
3 合规目标
油品购销符合国家有关法律法规和股份公司内部规章制度。
油品购销合同、相关协议符合合同法等国家法律、法规。
二、 业务风险
1 经营风险
对市场价格行情判断不准造成采购价格过高或销售收入减少。
客户不满意导致市场份额下降、经营效益流失。
购销信用管理未经授权或授权不当,导致货款损失或不能及时回笼。
供应商单一,造成供应市场垄断,致使采购价格高于合理市场价格;供应商履约能力不足,造成采购合同无法按约履行,导致公司对外信誉受损。
运输代理选择不当,运输方案不合理,货物保险失效,造成货物灭失、损坏,导致货物无法正常交接或运杂费增加。
油品收付与单据不符,导致油品数量、质量、价格等差异,造成商业纠纷和经济损失。
未经审核,变更示范合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。
2 财务风险
交易没有及时入账,期末发生截止性错误;虚假记录或财务记录不准确、不完整;未按规定进行账务处理,造成财务数据不实。
3 合规风险
油品购销不符合国家有关法律法规和股份公司内部规章制度,受到处罚。
油品购销合同、相关协议不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求,导致商业纠纷,造成损失。
三、 业务流程步骤与控制点
1 上报采购需求计划
燃料油销售部门(客户经理)根据当地市场需求变化,编写月度燃料油需求计划。省(市)分公司燃料油经营部门汇总经分管副经理审批后,于每月15日前向油品销售事业部上报下一月度进口资源、石化资源和外部采购资源需求计划。
2 下达采购计划
油品销售事业部汇总省(市)分公司的需求计划,综合平衡后编制下一月度进口、石化资源、外部采购计划,按规定权限审批后于每月28日前下达。
3 进口资源采购
油品销售事业部根据省(市)分公司上报的进口需求计划,结合国内、国际燃料油市场行情,制定燃料油进口采购方案,进口采购方案经分管副主任审批后,中国石化销售有限公司与联合石化签订《进口采购委托代理协议》,并签发《重要工业品自动进口许可证明申请表》。
联合石化根据油品销售事业部签发的《重要工业品自动进口许可证明申请表》,办理燃料油进口许可证。【ERP】省(市)分公司燃料油经营部门根据装船提单,在ERP系统中维护采购订单,及时创建内向交货单
。
如发生单货不符、数量短少、质量不符、滞期等情况,省(市)分公司燃料油经营部门应及时查明原因,分清责任,提出处理意见报分管经理审批后书面通知联合石化,同时抄报油品销售事业部。联合石化负责向外商索赔。
进口燃料油期(纸)货保值业务参见《》。
4 石化资源采购
根据油品销售事业部下达的季度石化资源分配计划,省(市)分公司燃料油经营部门与炼化分(子)公司进行月度衔接,并将执行情况书面报分管副经理。【ERP】燃料油经营部门根据合同或发货通知单,在ERP系统中维护采购订单。
5 外部资源采购
省(市)分公司燃料油经营部门统一组织对外部供应商进行评价,供应商信用等级报省(市)分公司信用管理领导小组(经理任组长)审批。
根据油品销售事业部下达的外部采购计划,省(市)分公司燃料油经营部门建议采购价格,填写《外部资源采购申请表》,报分管副经理审批。
省(市)分公司燃料油经营部门依据经法律事务部审定的
示范合同文本拟订合同,合同签订人按规定权限与外部供应商订立采购合同(明确交货方式、地点、时间、价格、数量、质量标准、包装规格、承付方式、损耗率、违约责任等)。合同复印件交财务等部门。对示范合同文本条款进行文字性修改的,经同级法律事务部门审核;进行实质性修改的,报法律事务部审核。
【ERP】燃料油经营部门在ERP系统中维护采购合同,根据采购合同创建采购订单。
6 验收入库
油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺的计量。计算实际收油数量,填写《油罐动态分户账》和《商品运输损溢处理单》(包量运输的无需填写《商品运输损溢处理单》),出具收油凭证。出现运输超损耗,按规定填写《验收及复测记录》,查清原因,提出处理意见,报省(市)分公司数质量管理部门批准后处理。
卸油前,油库工作人员核对货物的品种、数量等与收货通知单是否一致,做好油品的取样化验工作,出具