文档介绍：
一、业务目标
1. 经营目标
获取最佳经营利润。
提高客户满意度,扩大市场份额。
保证资金安全,降低货款回笼风险。
降低外部采购成本,保证质量。
2 财务目标
核算规范,保证会计记录真实、准确、完整。
3 合规目标
油品购销符合国家有关法律法规和股份公司内部规章制度。
油品购销合同、相关协议符合合同法等国家法律、法规。
二、业务风险
1 经营风险
随意降价导致收入减少。
擅自提价导致市场份额丧失。
客户不满意导致市场份额下降。
购销信用未经授权或授权不当,导致货款损失或不能及时回笼。
库存过高,资金占用过大。
外部采购未经授权或授权不当,导致资金损失、采购成本增加或商业纠纷。
对外采购油品数质量未达到合同标准,造成商业纠纷和经济损失。
油品出入库未经授权或授权不当,导致资产损失。
未经审核,变更销售合同示范文本中涉及权利、义务条款导致的风险。
2 财务风险
交易没有及时入账,期末发生截止性错误;虚假记录或财务记录不准确、不完整;未按规定进行账务处理造成财务数据不实。
3 合规风险
油品购销不符合国家有关法律法规和股份公司内部规章制度,受到处罚。
油品购销合同、相关协议不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求,导致商业纠纷,造成损失。
三、业务流程步骤与控制点
1 上报市场需求
地市公司润滑油经营管理部门根据市场需求及变化编写年、月度需求计划。省(市)分公司(区外销售公司)润滑油经营管理部门对地市公司需求计划以及除军工用油及区外市场外的其它客户需求进行汇总,经分管副经理审批后,分别于每年10月、每月20日前向油品销售事业部上报下年度、下月度内部资源需求计划。
2 编制下达计划
油品销售事业部根据股份公司年度生产经营计划,结合润滑油分公司年、月度内部销售计划及省(市)分公司(区外销售公司)上报的需求计划,综合平衡后制定年、月度经营计划、内部资源采购计划,按规定权限审批后执行。
对省(市)分公司(区外销售公司)的月度分解计划经分管副主任批准后下达,年度分解计划经主任批准后下达。
3 内部采购
省(市)分公司(区外销售公司)润滑油经营管理部门根据油品销售事业部下达的月度计划,将月度内部资源采购计划细化为分品种计划,经部门负责人审批后上报油品销售事业部,由油品销售事业部与润滑油分公司进行衔接后,下发各省(市)分公司(区外销售公司)
执行。
【ERP】润滑油业务部门根据月度配置计划,在ERP系统中维护采购订单,并根据发货通知单,及时创建内向交货单。
省(市)分公司(区外销售公司)采购股份公司内润滑油分公司以外生产单位的润滑油产品,应与生产单位签订购销协议或订单。
【ERP】业务部门根据购销协议或订单,在ERP系统中维护采购订单,及时创建内向交货单。
4 外部采购
省(市)分公司(区外销售公司)润滑油经营管理部门统一组织对外部供应商进行评价,供应商信用等级报省(市)分公司(区外销售公司)信用管理小组(经理任组长)审批;根据供应商信用、同等质量级别的内部资源采购价格和市场情况建议采购价格,填写《外部采购申请表》,按规定权限报批。
省(市)分公司(区外销售公司)润滑油经营管理部门按照经法律事务部审定的示范合同文本拟订合同,合同签订人按规定权限与外部供应商签订采购合同(明确交货方式、地点、时间、价格、数量、质量标准、包装规格、承付方式、损耗率、违约责任等)。合同复印件交财务等部门。【ERP】业务部门根据采购合同,在ERP系统中维护采购合同,参照采购合同创建采购订单,及时创建内向交货单。
对示范合同文本条款进行文字性修改的,经同级法律事务部门审核;进行实质性修改的,报法律事务部审核。
5 采购验收入库
油库工作人员核对润滑油的品种、数量和内容是否与收货通知单一致,做好收货及后续工作。
收货前由质检人员对油品进行质量检验,出具油品质量合格报告(包装油检验合格证)。出现质量问题或品种差异,查清原因报省(市)分公司(区外销售公司),由相关部门提出处理意见,报分管副经理批准后处理。
油品计量验收合格后,库管凭质量合格报告、计量报告、收货通知单办理入库,并签发入库单,油库接卸人员按要求做好收货作业,填写收货作业台账。
油库工作人员将收货通知单、验收报告、入库单连续编号,并由经办人和复核人签字,存档并送相关部门。
【ERP】油品计量验收后,仓库记账人员凭计量报告,核对系统内向交货单,按照计量报告数据