文档介绍：一、文件管理
1、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。
3、接待\复印\打印\传真等,负责传真文件的收发工作
4、比如整理文档、文字录入、简单的report等等。负责与工作内容相关的各类文件的归档管理
5、管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。
二、会议管理
1、做好会议纪要。以及拟写通用文案和一般工作报告。
三、日常工作管理
1、完成领导交与的其它临时性工作
2、接听、转接电话;接待来访人员。
3、按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。
4、统计每月考勤并交财务做帐,留底
5、报刊杂志的分送。负责总经理办公室的清洁卫生。
6、协助公司的各项规章制度和维护工作秩序;
7、负责公司员工的考勤管理;
8、负责公司全体员工的后勤保障工作,包括发放办公用品、印制名片、办理餐卡、定水、定票、复印、邮寄等事务;
9、负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。
10、做好公司宣传专栏的组稿。
13 社会保险的投保、申领。做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
14、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
备注:1、其余的就要看你是什么性质\类型的公司了,跟公司主要有关业务的专业知识多少要懂些
2、有良好的沟通协调能力,懂得如何处理人际关系,还需要有一颗积极认真负责的心和团队合作精神。
3、文员必备的技能:打字速度每分钟80个以上;熟练使用各种办公器材、精通OFFICE办公软件(需做报表,以及文字处理),普通话标准,个人机灵,形象较好等。
三、当文员的条件
1、认真,文员与文件、资料、领导交办事项打交道,琐碎事件好些,一定要认真,保证每件事都有着落,不可丢东落西。
2、守时,按时上下班,不要迟到早退,因为文员要接听电话,收发传真,应对领导随时的分配工作,一定坐住凳子。
3、搞好协调。文员经常与领导、同事之间发文件,协调事件,一定搞好关系,才能做好工作。
四、应该具备的基本素质和技能要求
1、应能独立操作计算机,熟练操作Word、Excel、邮件收发和处理技巧。熟练运用各类办公自动化设备。
2、同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力,还要有较强的保密意识。具有良好的文字组织和语言表达能力,中英文打字速度快,能熟练操作五笔输入等汉字输入法。掌握常用英语口语,有较好的英语阅读和写作能力。
3、相比其他专业工种而言,文员没有程序化的工作步骤。但需要工作者把握好具体进度及衔接工作,最大限度的利用现有资源和人力配置。
人事文员:
。(按招聘流程)
。
。
。(电脑化)
。
。(转正/升职/调动/降职等手续之办理)
。
,整理并分类归档。(厂内程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理)
。(每日/月之考勤日报表/每月人力流动统计表/请假、放假手续办理/平时查卡、监卡/加班申请手续等)
。
,月初对全厂职员工上月的工卡查核并及时交于财务室。
。
。
。
1、人事管理工作:招聘、辞退手续,人员培训等。
2、人事事务处理,员工档案编档与管理有序化。
3、办公室工作:文档打印、收发传真,日常考勤。
一、接听前台电话
1、前台任意一台电话机在铃声响起三声之内接起电话,即使是你正在接听一个电话。
2、做好前台电话的转接工作,有人需要转接到总经理办公室、财务室时需要与总经理、财务相关人员沟通好后方可接入。
3、出现电话没有办法转接或是需要听电话的员工不在办公室时及时留下顾客的电话与姓名,方便公司员工与他取得联系。
二、接待好来公司拜访的客户
1、来公司上门维修的顾客先将顾客的维修机做一个初步检查方可将机器交到维修员手中并告知此机器的详细故障后维修员再进行详细检测,在维修员给顾客检测时可以请顾客做下喝水或是介绍公司的相关新产品。
2、在接待上门下载客户时做好客户下载登记,多询问顾客的使用情况及周围朋友有无在使用同类产品,留下客户的重要