文档介绍：财务审批与费用报销制度
根据集团总部的文件精神,特制订我公司财务审批权限及费用报销制度,请各部门参照执行。
本制度的目的是统一规范各类业务费用报销规章、借款支出、购置支出、批准权限和监控程序,从而加强对员工借款和费用报销的管理,监控公司及各部门的运营费用、专项费用及大额资产购置开支。
一、费用支出计划
1、每个会计年度起始前,财务部门应根据业务部门做出的业务费用预算汇总出下年度的公司经营费用预算及固定资产购置预算,经总经理审核后报股份公司总裁会和公司董事会审批。所有报销费用和购置支出均按公司的整体费用列支计划及部门预算逐月考核进行控制
因情况变化,费用预算可能突破时,业务部门应事先提交费用预算,调整报告按费用计划审批权限审批后,按新的调整预算执行。对于在费用计划中未列计划的突发性和非常规费用项目,在费用发生前,费用使用部门应提交预算外费用申请报告,经财务部门和总经理审核,报股份公司总裁会和公司董事会审批后方可列支使用。
2、财务部按月向总经理递交公司财务报表,向其他各部门经理报送部门费用表及其他有关报表。
二、审批权限
1、总经理为公司所有费用支出和购置支出的业务最终审批人,各部门经理确认费用发生的业务合理性;
2、总经理为公司所借款支出的业务最终审批人,各部门经理确认借款的合理性;
三、财务审批程序
1、所有借款及财务支出须由经办人填写凭证,先由部门经理审核,然后按本制度规定的审批权限逐级审批,经财务部经理或其代理人审核后方可借款或支出。
2、无特殊原因,每周一、周五为报销费用时间,其他时间财务部不予办理。(报账日每逢每月的第一个工作日及最后一个工作日时取消)
4、所有报帐单据在出纳未付款之前由领款人负保管责任,由出纳保管之单据均视为已付款
之单据。
四、费用报销规定
1、财务部门对费用的审核,按照出纳人员初审、主管会计复审的原则执行,出纳员和主管会计对违反制度、不符要求的费用和票据有权拒绝报销,并向其说明原因和注意事项。
2、对报销原始凭证的要求
①报销外来原始凭证,票面上须有税务专用章(事业行政单位签发的发票,必须有财政专用章)。付款单位、日期、金额的大小写、摘要说明、收款单位的发票章等均应符合要求,原始凭证必须复写纸复写,无税务专用章的外来原始凭证(如收据、酒店小票等)及填写的不是本公司抬头的外来原始票据,均视为白条不予报销。
②对必须采用增值税发票,特种行业专用发票(如广告费发票)作支出,提交报销的票证必须符合相应要求。
③凡非正常业务往来的原始凭证(如:服装、运动、器械、生活用品等)不能报销。属于交际费支出范围的礼品支出,必须按交际费的报销规定经严格审查后,才能报销。
④外来空白发票或用空白发票自己填写的原始票据,不能报销。
⑤取得的住宿费发票必须写清楚房间号及住宿时间,不得漏项,并且由员工在发票上注明。
⑥对于特快专递费用,除需要正规的发票外还需附上邮寄明细单,方可报销。
3、交通费差旅费报销规定
①总经理,实报实销。但要尽可能做到在情况允许的情况下节省开支。
②出差时,往返机场、火车站出租车票可报销。(郑州的只报到民航大酒店的出租车费加民航大巴费)
③员工因工作需要,由公司安排加班至晚上9点后发生的出租车费可以报销。加班范围包括加班完成公司指派的工作、加班培训、公司会议和部门会议。加班至晚上9点以前的出租车费一律不准报销。其它特殊情况下,由于工作需要必须乘出租车的,经过总经理签字认可后才能报销。
④出差期间杂费,按每天30元报销。
⑤住宿费报销,实际支出低于限额标准的实报实销,实际支出超过标准部分由员工个人负担。(由集团统一安排住宿的除外)
4、交际费的审批报销
①交际费包括:餐费、饮料娱乐费、烟酒礼品等。
②部门交际费原则上不报销,特殊情况需事先报经主管总经理批准。未事先申请所发生的交际费不予报销。
5、办公费的报销规定
①办公用品由行政部统一采购,其他部门不得私自购买办公用品;
②办公用品款报销时由经办人填制支出凭单,后附办公用品管理员填制的相应的入库单,并经总经理批示后财务部才予以报销;
③报帐单后应附总部采购专员的批复邮件。
6、外购商品的报销规定
①所有外购商品均需通过行政部进行集中采购,其它任何个人不得经手此报销;
②所有外购商品均需有集团集中采购专员的邮件批复。
五、公司资产购置支出规定
公司资产购置应根据预算进行购置,资产购置由专人负责。
由总部集中采购的设备(如笔记本电脑),资产购置专员应将购置数量和配置情况上报总部采购专员,由总部集中购置或邮件批复;
购置资产请款时须由经办人填写《支票领用单》(本市)或《电汇通知单》(异地),经总经理审批后再到财务部办理财务手续,发票上由验收人签字