文档介绍：太阳城一期入住工作方案
业主入住手续办理流程图
二、联合入住分工组织示意图
三、入住分工职责
[宣传企划组] 由销售企划部负责,物业参与,主要职责为:
1、一期入住前置宣传;
2、欢迎一期业主入住现场及小区内氛围布置;
3、入伙仪式策划举办。
[业主确认组] 由销管部负责,主要职责为向业主发出入住通知及确认业主具备入住资格,然后给具备入住资格的业主发《物业入伙通知单》
[现场服务组] 由物业负责,主要职责为提供入住手续办理现场的各项服务和形象展示,增强客户良好体验。
[入住接待组] 由物业客户服务中心负责,职责为:
1、负责审验业主入住通知书和证件,“一对一”接待业主、引导及协助业主办理各种手续;
2、负责登记业主资料、与业主签定前期服务协议;
3、负责引领业主交费及到验房组
验房及交接钥匙;
4、负责引导和协助完成入住后的业主进行装修和车位手续办理;
5、负责协助业主处理入住过程中的其他事宜。
[财务收费组] 由财务部负责,主要职责为:
1、负责核对业主购房资料计算物业管理费用额度;
2、负责收取业主交纳的物业管理费用和其他费用;
[房屋验收组] 由物业工程部负责,地产工程人员参与支持,主要职责为:
1、负责带领业主验收房屋;
2、负责按流程处理房屋遗留问题,与售后服务部对接;
3、负责要求验房合格业主在验房单上签字,完成验房手续;
4、负责与完成验房的业主交接钥匙等。
[售后服务组] 由地产工程部负责,物业客服参与,主要职责为:
1、处理业主入住验房时发现的遗留问题;
2、负责联系业主复验入住;
[车位手续组] 由物业客服部负责,主要职责为:
为已办理完入住手续的业主办理车位租用手续;
[装修手续组] 由物业工程部负责,主要职责为:
为已办理完入住手续的业主办理装修手续;
[综合支持组] 由物业管理中心负责,主要职责为:
1、业主档案收集整理、发放;
2、房屋钥匙管理;
3、现场客诉处理。
4、其他后勤支持。
四、联合入住任务分解示意图
五、物业入住手续办理现场服务流程
现场服务组(物业负责共需19人)
(物业公司导车安全员2人、礼仪安全员5人、礼仪导引小姐4人、金童玉女卡通迎宾2人、客户服务中心服务员1人、现场小吃品尝区服务人员2人、入住单元礼仪女安全员2人、机动服务人员1人)
入住业主进入现场范围,导车安全员敬礼、导引车辆停放、拉车门、再敬礼。
礼仪导引小姐披绶带(SUNCO顺驰物业),主动迎接并引导业主往客户服务中心。
5名礼仪安全员在客户服务中心迎宾地毯起点处正立,业主经过整齐敬礼。
客户服务中心门前2人(1男1女)着卡通充气服饰金童玉女,业主经过时抱拳迎接,齐声恭祝(恭喜新居落成)。
客户服务中心内服务人员1人负责对在洽谈区落座的业主进行茶水服务,为儿童发放礼品。
在现场适当位置设置小吃品尝区,供超过接待能力的业主品尝及小憩。服务人员2人负责制作和服务。
在当天入住的楼栋单元门前设立礼仪女安全员2人,负责维持楼栋秩序和接待验房业主,业主到来时敬礼致意。
业主接待组(客户服务人员5~8人)
业主入住接待人员整齐站立门内,业主进入客服中心立即迎接(您好!恭喜新居落成)。
接待人员给业主发名片,并自我介绍(我是您的入住接待员—顺驰物业客户经理***,请跟我来!)。向业主索要《入伙通知单》(您好,请把您的《入伙通知单》给我)
核对入住通知单,根据所载房号和业主姓名,到前台签字领取内装业主入住手续所有文件、表格和全部钥匙的入住资料袋。
带领业主到洽谈区(您好,请跟我来!/您请坐!);服务人员根据业主年龄层次及身边的小孩与老人情况主动端上咖啡、茶、高乐高供选择(您好!顺驰物业为您服务,请您选用!/请慢用!),并为小孩送上礼物。
接待人员要求业主提供购房合同(无合同提供购放发票原件)、身份证原件进行核对(您好请把您的购房合同或购房发票给我,谢谢!),检查以前业主是否留有身份证件复印件,如无则礼貌地请业主稍等自己去复印(您稍等一下,我帮您复印一下身份证件)。如发现前来办理入住手续的不是业主本人,则要求其出具业主授权书和业主身份证复印件(您好,请您把业主授权书和业主本人身份证复印件给我!)。如暂时没有,则向业主解释授权书作用和递上准备好的样本,让其回去准备并预约时间(您看这样**先生,您需要先得到房屋业主本人的书面授权和业主本人身份证复印件,然后带上您的身份证原件再来办理入住手续,您看我们再约个时间…)。
业主资料核对无误,向业主介绍入住手续流程(您好,入住需要办理些手续,先请您填写这份《业主资料登记表》,然后我们需要和您签定这份物业管理服务协议,然后我会带您预交物业管理费