文档介绍：办公室档案管理制度
为加强医院办公室档案的科学管理,保证档案资料的系统性与完整性,现结合实际情况,特制定本制度。
一、立卷、归档(聘请县档案局专职人员)
第一条各部门平时要做好文件的收集、整理,文件的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务,必须认真做好。
第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门文件立卷工作进行监督和指导,并做好应归档文件案卷的接收归档工作。
第三条文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件(包括收、发文电,内部文件,各种会议文件,文件汇编,簿、册、图表,出版编辑物原稿、磁盘等),均属立卷归档范围。
第四条立卷的原则。遵循文件的自然形成规律,保持文件之间的历史联系,区分文件的保存价值,便于保管和利用。
第五条立卷方法。根据立卷原则、文件的分类,分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。
2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。
3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。
4、分期限。根据文件的不同保存价值,将文件按不同的保管期限分开。
5、保管期限分为永久、长期、短期三种。
(1)永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的(例如章程、申请批文等)有长远利用价值的文件,划为永久保存。
(2)长期保存。凡是在相当长时间内部门需要查考的文件,划为长期保存。长期保存为15年至50年。
(3)短期保存。凡是在较短时间内部门需要查考的各种文件,划为短期保存。短期保存为15年以下。
第六条文件的组合。组合的基本作法如下:
1、法规性文件,如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件,应组合在一起。
2、会议文件应单独组合。
3、统计、报表、名册等各类表格文件,应组合在一起。
4、工作计划、总结等文件,一般可按部门或社团名称组合。
5、特殊性文件材料,可根据具体情况进行组合。
第七条档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,计划、总结在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中结论性材料在前,依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
第八条文件归档份数。一般归档1份,重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件,需要办理销毁手续。
第九条
归档时间。部门应于活动后一周内,将应立卷归档的文件整理立卷,向办公室移交归档。
第十条归档文件案卷的要求。部门移交归档文件案卷,应符合下列要求:
1、归档文件齐全、完整。
2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面,填写时用中性笔或钢笔书写,字迹工整、清晰。
3、档案袋的名称要注意内容准确,文字简练通顺,结构完整,必须揭示卷内文件的内容和成份。
第十一条案卷文件一式两份,一份作为纸制文档保存,另一份