文档介绍：企业采购管理完善探讨
信息化对企业采购管理有着重要的意义。第一,信息化是实现全面质量管理、细化管理监督的重要途径。企业应将信息化应用到企业物资管理的每个环节中,严格落实物资入库管理、验收管理以及合同管理等,从而实现物资管理的细化。第二,信息化能够实现管理的专业化和精细化,企业在进行信息化采购管理建设后,就不需要再投入大量的人工成本,用于对采购数据的重复记录和填写,将管理人员从繁琐的工作中解脱出来,从而大大降低管理人员的工作量,提高企业采购管理的工作效率。第三,信息化还能使采购管理工作更加专业化,使管理人员逐渐从传统的工作方式转向深层次的信息处理工作,促使企业采购管理工作更加专业化。
目前,企业信息化采购管理中出现了一些问题:首先,目前我国多数企业的采购管理部门还没有建立较为完整统一的物资管理系统,许多物资的采购数据与仓库的库存数据不完全匹配,一些数据不能得到及时反馈,导致企业的仓库数据无法实现共享,库房信息管理中存在较为严重的信息重复现象。长此以往,会给企业的数据管理带来了较大的困难。其次,企业当前的采购计划、供应商联络和合同管理还都处于传统的手工管理阶段,对采购管理计划的控制有较大的随意性,这在一定程度上加大了企业的采购风险。最后,企业的采购流程缺乏必要的信息化管理,企业在采购物资时无法做到对流程的及时公开,因此无法及时采取各项监督措施。
(一)询价书管理信息化
企业在进行采购管理信息化建设时,可以根据询价方案制作出询价书,其包括报价截止时间、交货地点以及相关的采购措施等内容。采购员在编制完毕询价书后,可以根据实际采购情况和形势的变化对询价书进行适当的录入、修改和删除,最后将其发送给供应商,以便于供应商根据询价书对报价方案进行一定的调整。
(二)采购方案管理信息化
企业还要进行采购方案的信息化建设,企业的每次采购都是对采购方案的落实。在一般情况下,采购方案的内容主要受供应商及价格的影响,采购员在对采购方案进行科学的评价后,要提交给相关部门审批。然后,企业采购部门才能进行方案实施。在管理采购方案的过程中,企业要加大对物资采购计划的执行力度,并根据合同规定时间对货物进行验收,从而提高企业采购方案操作的效率,大大降低企业管理成本。
(三)采购合同管理信息化
在企业中,采购合同的管理包括对采购订单的审核与变更,以及订单的初始化和退回等工作内容。采购部门不仅要做到对采购方案的信息化管理,还要做到对采购合同的信息化管理。采购合同应该包含供应商和企业的名称、交货时间与地点以及采购数额、资金等基本信息,采购员要及时修改和删除采购合同。企业必须及时解决签订采购合同的过程中存在的问题,建立完善的合同管理制度,使合同执行的各个环节都能够被有效监督,提高采购合同的管理水平。
(四)财务结算管理信息化
企业要将信息化应用到企业的财务结算管理中去。企业财务结算管理主要包括出入库汇总、统计收发单据及申请付款等内容。企业应加强财务结算管理信息化建设,除了对采购过程中所有的出入库清单、合同以及货款