文档介绍：[原创]华天动力协同软件六大实践(1):诸神归位
《诸神之战》中,神仙之间的打架和群殴再次展现了非凡的暴力美学,给人带来极强的视觉刺激。正所谓“看热闹的不怕事儿大”,越乱越好玩,越狠越好看。
可是,当这一切发生在真实社会中,发生在我们的企业中时,还会好玩么?
我们在企业里面没有闪电和叉子,也没有宝剑和盾牌,可是有两个更致命的武器(确切的说是恶****拖延和推诿。它们给企业的办公秩序带来了严重的混乱和伤害,使企业陷入流程混乱、效率低下、怠工返工、执行不力的危险境地。
规范办公流程——这正是协同软件(OA)在企业应用实践中的一项重要工作,也是一项基础性工作。
怎么规范呢?就是让各路神仙们各就各位、各司其职、各尽其责、以事找人,不要互相纠缠、干扰、重叠、拖延、推诿甚至打架。
华天动力认为,协同软件将企业中的办公流程进行归纳、整理、提取、优化,最终形成模板,模板包括表单、流程、节点三大要素,有规范而清晰的定义:
表单是事务的记录载体,它定义了企业要以什么样的规范去描述这件事情,全体人员使用统一的标准,使事情更容易被记录、理解和分析。
比如一个请假流程,申请人必须在请假单上填写请假天数,并从设定好的8种请假类别中选择一种,以便于人事部门月度、季度或年度统计汇总。必须在请假时间的下面填写请假事由,以方便审批人进行查看和审批。申请人不能自己去胡乱填写,更不能随便的写在一张纸上就去找领导审批。
流程是事务的处理过程,它定义了企业要以什么样的规范去处理这件事情,避免造成顺序上的错误,以及没人管、多人管、推诿、拖延等各种问题的发生。
还比如上面的请假流程,其实可能有以下5种处理流程,这5种流程都会由协同软件自动处理(管理员要预先设置好),并不需要申请人去人工选择,软件根据申请人的岗位级别和请假天数来判断:
1、普通员工请假2天以内的(含2天),请假单由部门主管批准,人事备档;
2、2天以上,5天以内的(含5天),经部门主管同意后,再由主管副总批准后人事备档;
3、5天以上的,经部门主管、主管副总确认后,再由总经理批准后人事备档;
4、部门主管请事假3天以内的,请假单由主管副总批准;3天以上的,经主管副总确认后,由总经理批准后人事备档;
5、公司直属各部门负责人请假,2天以内的(含2天)告知总经理;2天以上的,需由总经理书面批准后人事备档;
节点是事务的处理方式,如校对、会签、分发、审批、承办等,它对申请人的处理权限进行了规范,因为每个节点都包含相应的操作权限,决定他能否对申请单的内容和流程进行打印、修改、回退、盖章等操作。
还比如上面的请假流程,企业可以设定部门主管有权修改请假单的内容,比如请假天数,也有权退回,但无权盖章和修改审批流程。人事专员无权修改请假单的内容,也无权退回,但可以盖章。
请假管理是企业办公中最常用、最简单的工作流程之一,可是即使这样简单的流程,如果不能够对其进行有效的规范,仍然会出现很大的问题,我在一个企业就看到了如下的真实场景:
总经理找实施部经理陈强而不见,问实施部的员工,答道:我们经理生病请了3天假。
总经理大怒:请假怎么没经过我审批呢?
然后立刻给陈强打电话:你什么时候请假了,怎么不经过我的审批就走了?
陈强觉得很冤:我跟刘副总请假了呀,他都同意了。
总经理: