文档介绍：归档文件整理操作实务
档案工作培训
课程内容
文书档案以件为单位整理要点
科技档案整理要点
会计档案整理要点
特殊载体档案整理要点
实物档案整理要点
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文书档案以件为单位整理要点
文书档案以件为单位整理要点
以“件”为单位整理的前提:
适应办公自动化环境下文件归档整理工作需要
件,是指因某一事由而直接形成的单份文件的计量单位
形成是自然的
形式是单个独立成册的(实体上装订在一起,编目时体现为一条目录)
效用是独立可用的
是文件归档时的基本保管单位
文书档案以件为单位整理要点
按“件”装订
分类
排列
编号 (室编件号)
编目 (归档文件目录)
装盒
排架
①按“件”装订
一般情况:以自然形成的每份文件,为一件。
特殊情况:
正文与定稿,为一件; 原件与复制件, 为一件;
正文与附件,为一件; 转发文与被转发文,为一件;
式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单(如每周安排、统计表、介绍信等),可以装订在一起作为一件;
正文与文件处理单,为一件;
正文与发文稿纸, 为一件;
①按“件”装订
特殊情况:
来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函),原则上各为一件,也可合为一件;
会议记录和会议纪要,原则上各为一件;
一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话、新闻报道稿等文件各为一件;
归档前已自然成本(册)的会议记录本、各种簿册(名册、图册等),按其固有的装订方式,每本(册)各为一件;
重要文件须保留历次修改稿的,正文与历次修改稿各为一件;
装订前对文件的修整:
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。
例如不能有热敏纸,不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹等。
装订前的整修内容主要有:修裱、复制、去除易锈金属物、大纸张折叠。
①按“件”装订
注:保管10年的文件可保持原状,
已经成册不易拆钉的可保持原状,减少不必要劳动
装订方式:采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角,一般只订一钉;
注:一个单位的装订方式应该统一
①按“件”装订
装订顺序
正本在前,定稿在后;
正文在前,附件在后;
原件在前,复制件在后;
转发文在前,被转发文在后;
复文在前,来文在后;
中文版本在前,其它文种版本在后;
发文稿纸在前,正文在后;
文件处理单在前,正文在后;
①按“件”装订