文档介绍：酒店
Policy Number 序号:
Accounting - 16
Effective Date 生效日期:
Policy & Procedure –AccountingDepartment
财务部政策与程序
Supercedes No. 废止号:
Prepared By 制定人:
刘伟红
关于采购部标准管理规定
Approved By 批准人:
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OBJECTIVE 目的
为了合理地规范采购部商品采购的流程,提高工作效率的同时最大化压缩酒店各类物品的使用成本。现制定相关管理规定。
SCOPE 范围
财务部采购分部所有工作人员。
POLICY 政策
总则
目的
物资采购是酒店管理中的重要环节,加强采购工作的管理是降低物资成本、加速资金周转、提高经济效益的重要手段。为使酒店的采购工作制度化、规范化,控制采购成本,加强内部工作协调,特制定本制度。
采购部工作职责
采购部是保证酒店日常经营所需物资供应的职能部门,其主要职责是以最佳的质量价格比,及时、适量地为酒店的日常经营提供适用的物资。
采购管理工作的目标
开拓货源基地,优化供应渠道,降低采购成本;
在保障供应的前提下,选择优质物资,确保采购物资的质量合格;
根据酒店的日常经营需要,做好物资采购工作,保障食品、用品等各项物资连续供应。
采购计划管理
加强计划管理,严格审批手续,是采购管理的关键。
客房部、工程部等各部门需用的物品、物资的下一年度计划在本年度10月份销售预算编造后,由采购部会同成本控制部及相关部门拟定方案,编造年度采购预算,经财务部经理审核报总经理批准后实施。
根据年度采购预算和成本控制管理的物资需用月底计划,采购部还需编制月度的具体采购计划,每月25日前报财务经理审批后组织实施。
主食品及其他食品采购采取定期补给的方法,由仓库填写补充申购单,经财务经理审批后,由采购部实施。
仓库补充请购,由成本控制部根据需要提出申请,填写物品申购单交财务经理批准后实施。
其他零星物品的申购,由使用部门提出请购,成本控制部根据库存情况审核,预算内由财务经理审批,超出预算需报总经理批准后方可实施。
餐饮部每天需购入的鲜活原料,由各厨房主厨开单后将申购计划于当天下午两点前和前一天晚八点前将订单报采购部,由采购部根据市场货源情况及时与供应商联系组织进货。
采购物资的择商和价格管理
采购物品坚持货比三家,收到申购单后要认真归纳,分类整理,对其中有疑问的内容要与申报部门授权人及时沟通,在确认无误后,按照要求在规定时限尽快寻找3家以上的供应商进行业务洽谈,经过对比筛选后,择优确定报价填入申购单,并填好总金额,供应商名称后上报部门经理。
A:大型资产或大批量物资采购的择商:
采购部寻找3家厂商比较价格品质,由评定小组(由采购部、使用部门、财务部组成)确定供货商。
采购部与供货商共同草拟合同或采购协议,由财务部审核。
最终由总经理审批后,开始执行合同或协议。
B:月结供应商的择定:
1、采购部每月每类物资均应邀请至少3家供应商报价。
2、评定小组进行价格及质量的比较和讨论,选定供应商。
3、采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查,根据市场调查的价格,与供应商确定一个月的供应