文档介绍：行政管理部分
第一章文件收发管理制度
一、目的
为规范文件资料的编制、发放与收集,便于资料及信息传递的准确性、及时性,明确责任,制定本制度。
二、适用范围
公司业务有关的所有制度、文件、资料等。
三、文件资料的制定
1、公司管理制度的制定
所有公司管理制度,原则上由行政负责编制,报副总经理审核,总经理批准后下发执行。涉及部门管理制度,各部门完成,行政部配合。
2、公司通知、命令及重要文件资料由由行政部负责行文内容,涉及相关部门内容,由相关部门配合完成,并报副总经理审核,总经理批准后执行。
流程如下:
部门
内容
权限
备注
行政部
公司制度、合同及重要文件
文件起草、修订
副总经理
审核相关制度、合同及重要文件内容
审核
总经理
审批相关制度、文件、合同内容
审批
相关部门
监督、执行相关制度、文件、合同的内容
执行
3、涉及公司以外的单位部门的文件制定。
,由行政部根据公司实际情况以及相关主管部门的要求,起草文件,并由副总经理审核、总经理审批后,发送相关单位并就文件内容进行沟通达成一致,如需要修改实质内容的,需要重新经过副总经理及总经理的审批。
,行政部收到文件后,首先根据公司实际情况及相关主管部门及当地政策法规要求,审核文件内容,对于文件内容不符合相关要求或有问题的部分标注并提出修改意见,报副总经理、总经理审批。将修改稿与起草单位进行沟通确定文件内容,如再无实质性改变可定稿,如再发生实质性变更,须重新经过副总经理、总经理审批。
流程如下:
1、行政部起草文件:
部门
流程
权限
备注
行政部
行政部起草文件
副总经理审核
总经理审批
外部单位审核
执行
无实质变更
有实质变更
根据公司情况及当地政策法规起草文件及文件修订
文件起草须符合当地政策法规及相关主管部门要求。
副总经理
审核
总经理
审批
外部单位
审核及修订
行政部
执行文件内容或办理相关手续
2、外部单位起草文件:
部门
流程
权限
备注
外部单位
起草文件
行政部修订
副总经理审核
总经理审批
执行
无变更
有变更
起草文件及文件修订
文件起草须符合当地政策法规及相关主管部门要求。
行政部
根据公司所在地政策法规及主管部门要求审核文件并提出相关修订意见
副总经理
审核
总经理
审批
行政部
执行文件内容或办理相关手续
4、行政部负责公司制度的修订,随着公司发展,保障各类制度的适应性。
四、收发文件管理规定
1、凡文件、资料、通知的发放,均由行政部负责起草,报请总经办批准后以电子邮件或纸制形式发放
,并形成发放记录。
2、对外来文,包括政府、各级主管机关发放的通知文件等,原则上由对口部门接收,并按文件要求办理相关事宜,行政部配合,如无对口部门时,由行政部接收,并按文件要求处理。
第二章印章管理制度
一、目的
为加强公司印鉴使用管理,降低和防范公司法律及经济风险,特制定本制度。
二、适用范围
本规定适用本公司重要印章及一般印章的管理。
三、保管
1、保管范围:
行政部:公司行政公章、合同专用章;财务部:财务专用章、法人章。
2、公司印章由管理部门设专人负责保管。
3、建立《印章审批表》,按规定使用。
四、印章使用
1、日常使用公司行政章和合同专用章时,由经办人填制《签单审批表》,按用章流程经使用部门负责人——副总经理——总经理签批后到行政部盖章;
2、外出办事需带公章时,应由总经办签字批准或经总经办授权人员批准,行政部备案后方可带出,并在规定期限内归还,不按规定执行的,行政部有权力视情况对使用人进行处罚。
3、公司原则上不允许开具空白介绍信或证明,如因工作需要或其它特殊情况确需开具时,必须经总经理签字同意后方可开出,未使用的必须交回。
五、印章保管及刻制
1、印章如有丢失或被盗,应迅速向总经理报告并及时报案,声明作废。
2、印章的新刻或改制经总经理批准后由行政部经理办理。
3、公司印信应严格保管,如有失职、差错、丢失或违章使用,一经发现需追查有关人员责任。
4、对私刻、伪造、仿造、复造印章对公司造成影响和损失的按有关规定处理,直至除名,并追究相关刑事责任。
第三章会议管理制度
一、目的
为提高议事效率,解决实际问题,形成良好的议事作风,特制定本制度。
二、适用范围
1、股东会由董事长主持,董事参加,研究公司未来发展规划。由董事长确定记录人员。开会时间由董事长确定。
2、总经理办公会议由总经理主持,总经办成员参加,主要讨论企业经营发展中的重大事项并进行决策或处理重大问题,由总经理确定会议时间、地点及会议记录人员。
3、