文档介绍：集团公司机关公务接待管理办法
为加强集团公司公务接待工作管理,明确接待职责,规范接待程序和标准,提高接待水平和服务质量,塑造集团公司的对外整体形象,特制定本办法。
一、定义
本办法所称公务系指会议、考察调研、学****交流、检查指导、公共关系活动等;接待是指提供交通工具、住宿、用餐、购票、陪同等方面的安排。
二、原则
集团公司公务接待立足于服从、服务与企业生产经营中心工作和总体目标,遵循“对口对等、热情周到、勤俭节约、安全保密”的原则。
三、职责
公司办公室为集团公司公务接待的协调管理部门,负责重大公务接待工作计划的制定,重要接待活动的组织安排、联系协调;财务部负责部门接待费用的总量标准,以及接待费用的开支报销、审核管理等、接待费用的结算与管理等;集团公司机关相关部门(或基层单位、项目部)主办接待工作或协助做好有关接待工作。
四、管理内容
㈠接待范围
1、接待上级机关、兄弟单位、业务关联企(事)业单位各级领导等;
2、接待和安排重要来宾(或业主)的检查、考察、调研等活动;
3、集团公司主办的会议,承办上级机关及政府部门委托筹办的大型会议;
4、有关公共关系工作和协调外部环境方面的接待;
5、其他公务接待。
接待管理
1、公务接待工作遵循统一领导、规范程序、分工负责、对口接待、密切协作、费用总额控制的原则。接待分为集团公司接待和业务部门接待两级。
---集团公司接待是指集团公司领导对外接待或指示各综合部门(或其他部门,或基层<含附属>单位、项目部)完成的接待任务。集团公司接待费用由综合部门(或领导指定的其他部门)提出开支申请,经主(分)管领导签批后由财务部统一列支;
---业务部门接待是指机关各业务部门因业务往来、业务需要自行安排的对外接待任务。业务部门接待费用在当年核定的本部门接待费中列支。
2、对于大型的、涉及机关多个部门业务、或其他较为重要的接待任务,由
公司办公室根据实际情况,负责确定主办部门、协办部门和配合部门,并负责做好各部门之间的联系协调工作。此类接待任务所发生的费用由集团公司列支。
集团公司接待与机关部门业务接待的界定不明确的,由集团公司主管(或分管)领导界定。
3、通常情况下,集团公司接待实行接待定点制度。即由公司办公室通过市场竞争谈判、协商比选等形式确定定点协议宾馆、酒店,并实施动态管理,协议一年一签。如遇特殊需要,经集团公司领导批准,也可临时选定接待宾馆、酒店。
4、机关各业务部门的非特殊接(招)待,应安排在定点的协议宾馆、酒店。特殊需要确需在非定点协议宾馆、酒店接(招)待客人时,事先应征得集团公司主管领导批准。
基本程序
1、凡大型和重要的接待活动,应提前按业务范围划分分别由综合管理部门(或主办部门)制作《接待筹备总体安排》及详尽的分组《接待管理作业指导书》。《接待筹备总体安排》中应明确组织领导(领导分工、成员构成、主要职责)、分组情况(负责人及成员构成、职责分工、工作流程、有关注意事项)等;分组《作业指导书》应明确小组成员及负责人、工作内容及作业细则(必须落实具体单项工作责任人)。
大型接待(会议)一般设秘书组、会务组、接待组、宣传组。
2、机关业务部门接到一般接待任务后,应逐项填写《公务接待审批单》(见附表1),经部门负责人、集团公司分管领导签署意见后,根据业务性质、来客职