文档介绍：石油公司跨国项目采购管理流程和实施办法
制定本流程和实施办法的原则和假设
石油公司蒙古项目的采购管理职能设在主管部门,主管部门通过蒙办制定采购管理流程和程序文件,并协调蒙古项目采购的计划、执行和控制,以保证蒙古项目在适当的时间和地点以合理的价格获得需要的服务/设备和物资,并保证其质量和符合蒙古国的有关法律及石油公司的有关规定,保留项目采购管理的灵活性同时加强采购的监督和控制。
本办法须遵循蒙古国石油法律规则和相应产量分成合同的有关规定;
根据石油公司有关规定和内控管理办法,考虑石油公司跨国项目实际情况特制定石油公司跨国项目采购管理流程相关程序文件;
由于目前三个油田均处于勘探阶段,根据石油勘探的特点和业务的国际性,建议应用项目管理的方法管理这一阶段;
根据项目的国际性特点和公司治理的要求,建议石油公司跨国公司董事会设立执行董事,负责与油田公司管理层和石油公司跨国公司董事会联系,执行油田公司对石油公司跨国业务的采购管理流程和石油公司跨国项目的采购协调等事项;
由于石油公司跨国项目归口主管部门管理,建议主管部门董事定为执行董事,在主管部门设立项目管理办公室支持该项目的采购管理;
石油公司跨国项目主要由三个与蒙古签定的产量分成合同形成的业务,根据这一特点,建议分别以三个项目来计划和控制蒙古项目;石油公司跨国项目部(program management和program manager)经理分别兼任三个项目的项目经理,根据采购管理流程的要求,下设勘探总师、成本控制负责人和采购负责人组成项目采购管理小组来管理项目的采购。
三个项目分别采用以下流程管理该项目的采购,项目的采购流程主要包括:
采购管理计划编制
外包方案编制
招标管理
评标管理
采购合同管理
采购合同关闭
所有采购流程与项目的其它管理流程的接口待定;
本采购管理流程仅适用于勘探期;
合同要以长期合同为主以减少管理界面和降低风险,主要是地震技术服务合同,钻井大包合同、EPC合同、咨询设计合同和设备采购合同和特定物资长期供应合同等,通过招投标管理来实现;小于一定价款的合同可以直接指定;其他正常物资原材料按生产计划和预算执行。
本文件包括采购管理流程,采购管理流程图说明,采购管理程序文件,采购管理实施细则和采购文件模板五个部分(后面两个部分没有完成,要由有采购管理理论经验的人完成)
编制和审批采购计划流程
干系人
输入
任务
输出
执行董事
联合管理委员会
工作计划
项目管理计划
项目经理
相关技术总师
成本控制负责人
采购负
责人
编制工作订单
采购管理计划
批准的
变更请求
合同策略
购买决策
审批合
同策略
审批变更请求
审批采购计划
工作订单
编制采购管理计划
变更请求
设计合同策略
自己完成
或采购分析
编制外包方案
干系人
输入
任务
输出
执行董事
项目管理计划
项目经理
相关技术总师
成本控制负责人
采购负
责人
采购管理计划
工作订单
编制采购文件
制定评估标准
变更工作订单请求
评估标准
变更的
工作订单
采购文件
审批评估标准
审批采购文件
审批重大变更
招标管理流程
干系人
输入
任务
输出
执行董事
采购政策
标准
项目经理
相关技术总师
成本控制负责人
采购负
责人
采购管理计划
广告
供应商名单
采购资料包
审批供应商名单
供应商
采购文件
编制合格供应商名单
标书
提供资质
文件
招标会议
任务
评标管理流程
干系人
输入
公司管理
制度
执行董事
批准文件
审定供应商
审定采购合同
审定谈判
方案
采购管理计划
采购指令
评估技术标,制定谈判策略
项目经理
与供应商谈判合同
接受和评估商务标
技术评估标准
相关技术总师
成本/价格分析
成本控制
负责人
采购合同文件
提出初步合同方案
接受采购指令
采购负责人
合同
备选供应商
投标书
采购合同管理流程
干系人
输入
任务
输出
执行董事
合同管理制度
项目经理
相关技术总师
成本控制负责人
采购(合同)负责人
批准的
变更请求
技术绩效报告
项目管理计划更新
合同文件
采购管理计划
成本
绩效报告
承包商
工作信息
合同
合同管理方案
项目财务
支付
检查审计
变更请求
重大变更请求
承包商绩效审查
合同管理更新
绩效审查
采购记录归档
项目部流程资产更新
出发票
支付证据
采购合同关闭流程
干系人
输入
任务
输出
执行董事
公司政策
制度
项目经理
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