文档介绍：6S办公室管理
本标准根据目前公司办公场所现状,以图片的形式展现了办公室6S管理的具体开展方法和错误的方法以及进一步提高的参考图例,以较直观的方法对办公室开展6S的方法进行了规范。
一、办公室的基本整理
标准要求:
1、对区域进行基本的整理,达到室内无蜘蛛网、积灰等,办公物品按照使用方便的原则有序摆放。
2、办公室在保持整齐整洁有序的基础上根据清扫难度设定不同频次的清扫要求。达到屋顶、柜顶、桌后、窗户轨道和外窗台等不易打扫区域的洁净。
3、办公区域内每个房间必须建立一室一图(定置图),6S管理手册必须定置在定置图旁边。
办公室的基本整理定置图的存放
二、绘制定置图
标准要求:
1、定置图的绘制采用简单图形画出办区域内物品及物品存放区的平面投影位置。
2、在各物品图形上标明数字代码。将代码对应的物品名称和数量在旁边的清单上一一注明,并注明责任人。要求图形大小比例、位置要尽量和实际相同。同样的物品可以共用一个数字代码,然后在清单注明数量即可。
3、办公室物品变动后应立即在定置图上进行相应更改;三处以下变更的可以用笔在原图上进行修改。多处修改的需重新绘制定置图。
4、定置图用拉杆夹装夹后悬挂在办公室门后视觉平行高度位置。
三、区位物品标识
标准要求:
1、(1)文件柜的抽屉、柜子等区域为了方便对内部存放物品进行定置,需要粘贴标签进行标识。
(2)标签内容包括:路径编号和存放物品名称。主要存放物品如果种类少可以全部登记物品名称;如果种类多可标明物品类别即可。
(3)标识尺寸为:60*50MM。统一粘贴在左上角处。
2、办公桌下等区域物品无法在定置图上展示的需要在物品存放位置粘贴标签进行定置。
3、在定置图上不移动的物品不需要另行标识,可移动物品(如茶杯、烟灰缸、台历等)必须进行标识定置或进行形迹管理。
文件柜的标识标识模板:60*50MM
四、文件标识
标准要求:
1、待审批处理等不作长期保存的文件作为临时文件需放入“待处理”文件盒(夹)存放,不作编号和清单要求。
2、长期保持使用的非临时性文件需按照接收时间先后顺序在文件的左上角注明文件路径,路径标注方法:区域代码-文件柜号-层级号-文件盒号-序号。如:2208室区域,编号为3的文件柜,第1层,编号为1的文件盒内的第一份文件是:2208-3-1-1-1
3、非临时性文件必须放入文件盒或文件夹存放并设置《文件目录清单》逐份登记文件路径、名称、归档日期、保存期限等内容(见:附表)。内容打印和书写均可。保存期限有贯标要求按要求执行,无标准要求的根据实际情况自行设定。
4、报表、档案等非正规文件式资料可根据类别或时限等进行装订或分类后进行集中编号存放,不用对每张资料进行编号。
5、通报、会议纪要、签名表单等期刊性文件可根据类别或时限等进行装订后进行集中编号存放,不用对每张资料进行编号。
5、办公桌面不能长期堆放与当前工作无关的各类文件、书籍等资料。必需按照临时和非临时文件标准进行区分后将文件资料和书籍放入文件盒(夹)和书柜内存放。
6、新收到的新文件资料要于收到当天按照标准进行登记归档。
五、文件盒(夹)的标识
标准要求:
1、使用的文件盒(夹)侧面要粘贴标签注明相应信息。信息内容包括文件使用单位(部门)、文件类别名称和完整路径编号等信息。同一区域内的文件盒(夹)按照顺序依次编号并按照编号放置。
文件盒文件标识
文件夹
文件夹、盒可采用划线或贴图等方法进行形迹管理。
六、文件架的标识
标准要求:
1、办公桌面存放的文件架要按照存放文件夹的标识信息相应标识出文件夹路径编号。
七、书籍管理
标准要求:
1、书籍要标注路径编号,按顺序存放,不可堆放。编号方法同文件编号方法。标注形式暂不做具体要求。
2、杂志等期刊书籍根据品种按照时间顺序集中放置,不作每本标注要求。
八、文具管理
标准要求:
1、要求摆放整齐,易取易放。不可杂乱放置。
2、对打印纸,水性笔等消耗品量大的,要设置上下限标识,存放数量不得大于上限,接近下限及时补充,不可杂乱放置。
文具可以根据形状进行划线或者做痕迹模板的形式进行形迹管理。达到易取易放,一目了然的作用。
九、临时物品存放
标准要求:
1、临时物品存放应整齐有序、集中存放。在存放区域内展示《临时存放物品清单》,显示存放物品的名称、数量、存放期限等信息。
十、电器开关的标识
标准要求:
1、普通开关、空气开关和闸刀开关要用文字简要注明各开关控制的对象和开关方向,避免不必要的重复动作。并能在控制对象失效的情况下直观发现。