文档介绍：浅议计算机信息管理档案的现代化管理
摘要:随着全球经济的一体化,政治的全球化进程也在加快,同时,计算机技术的普遍应用,电子文件的大量涌现,都给档案事业的迅速发展提供了契机与挑战,做好档案的现代化管理是新时期档案事业发展的必然趋势。本文计算机信息管理论文就如何研制开发档案现代化管理方面、数据采集、高水平的咨询服务等方面进行论述,以加快我国档案的现代化管理进程。
关键词:档案管理现代化、数据采集、高水平的咨询服务
引言:
什么是档案的现代化管理?如何研究开发档案现代化管理?如何有效的进行数据采集,并提供高水平的咨询服务,规划出一个科学全面且切实可行的档案管理“宏图”,是当前各级档案事业负责人所面临的重要问题。综合多年来的工作经验,谈谈本人的见解。
一、计算机信息档案管理现状
1、档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的,是记录历史真实状况的重要资料,是文字、图表、声像以及电子文档等不同形式的记录。档案学是一门社会科学,社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据,档案的记录功能对社会的发展具有不可或缺的积极作用。档案的现代化管理在传统管理的基础上建立起来,它以系统论为基础,以数学方法为工具,借助计算机、数字通信等技术,组成最佳的结构体系,并充分发挥档案管理人员的积极性和创造性,以取得被管理对象在确定目标下,使整体动态取得最佳效果。与档案管理现代化相对应的是传统手工管理模式,两者的不同在于:一是管理对象及其特点不同,传统档案管理的主体是纸质档案,其信息与载体不可分割;而档案管理现代化条件下,其对象更多的是数据化形式的档案,具有可共享、动态、易控、可变、依赖等新型载体的特征;二是管理模式的不同:传统的档案管理是手工管理模式,包括收集、整理、鉴定、编目、排架、统计和提供利用等诸环节,现代化的档案管理以智能化的计算机管理为主,工作环节以监控信息为核心。
2、总的来说,档案现代化管理的主要特征是:系统化,就是整体的各个组成部分为达到一个总目标,按照统一计划而行动;定量化,就是把复杂系统中的变量及相互关系,用数学形式表示出来,建立数学模型,进行定量分析,预测未来或调整方向;信息化,就是广泛地使用计算机,对大量有用信息进行收集、分析,利用反馈信息进行预测和决策;智力化,就是现代化管理十分强调人的作用,注意开发管理人员的智力,充分调动人的主动性、积极性和创造性。要求组织机构具有应变能力,充满活力和高效率,以适应错综复杂的变化情况或环境。档案现代化管理的最终目标,是最大限度地保护档案质量,延长档案的寿命;最大限度地开发档案信息资源为社会各界提供高水平的咨询服务。
3、能否有效的进行数据的采集和整理,将直接影响到档案的现代化管理,并有利于提高咨询服务的水平。档案资料的数据采集是档案信息资源得以充分开发和有效利用的基础。档案资料数据的采集是实现档案资料信息集中和共享的基础工作,没有档案数据的采集,档案管理的现代化建设就成了无米之炊;没有准确及时、先进可靠的数据采集整理工作,档案管理的现代化建设也得不到必要的保证。
4、由此可见,档案数据采集这一环节的工作好坏,对整个档案现代化管理建设的成败将产生决定性的影响。因此,只有规范档案资料数据的采集,扩大数据中心收集范围的覆盖面,使档案资料的收集、报送工作规范化、制度化、有序化,才能合理整合档案资料的数据资源