文档介绍：海南正雅建筑装饰设计工程有限公司文件
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采购部管理制度
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年月日发布年月日实施
采购部管理制度
采购制度严格按照公司的质量体系文件要求。采购过程简化、程序可循,做到有据可查、防范风险、降低成本。
本制度主要包含以下六点:
一、采购计划
负责公司全部采购计划,接到采购计划报总经理批准后,组织实施,确保各项采购任务完成。其中包括工程采购、物资采购和工具采购等。
工程采购:
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将采购相关资料由电子文档和书面文档分项管理。每一年的工程合同与工程清单统一管理;工程询价单、直接采购清单、设备与材料报价单统一管理;供应商合同根据具体工程统一管理;直接采购部分根据具体采购人直接管理。
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公司工程项目采购计划由具体工程项目经理下工程《材料计划表》,经总经理批准后,统一下达到采购部。
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非该项目经理下达的采购计划概不采购。《材料计划表》中应标明:工程名称、产品名称、数量、型号、及相关技术参数、到料时间、备(推)选厂家等。采购部接到采购计划后,将采购计划与工程合同、成本计划预算进行核对,如有更改之处,需经项目经理签字才予采购(其中包括数量增减、型号更改、增减项目等)。如项目经理出差,可请示总经理代签或发电子文档打印备案。
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所有的采购计划根据具体工程情况,确定哪些设备与材料先到位,那些设备与材料`订货周期长,力争做到设备与材料不耽误工程的前提下,设备与材料及时到位,不挤占、积压公司采购货款。所有下达的采购计划在供应商供货期没有变更的情况下按采购计划规定时间完成任务,做到及时采购及时跟踪及时发货及时反馈现场收货情况及商品使用情况。
2、物资采购
获得项目采购计划后,经初步调查,出具评估表。可行的采购由采购部报经理批准后,与项目组织部门核对,有必要时直接与使用者(甲方客户)核对,确认无误后,进行采购,统一管理备案。
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,说明价格涨落的原因以及供货周期,对于用户指定的、而市场面临淘汰的产品,应推荐新产品,若对方坚持应说明存在的质量问题以及保修问题,并尽可能有文字依据。
、项目组开具的材料计划表进行物资采购。如有更改之处经用户(工程部、项目组)核准后方可采购,到货必需有收货、验货记录。
3、采购手续流程
收到具体经批准的采购计划即确认为采购任务的下达。采购部具体负责人(采购部主管)根据采购材料计划表填写采购单经签字批准即为采购单下达。采购单须包含以下信息:产品名称、规格型号、单价、金额、税金情况、及供应商厂家、具体联系人、联系电话(紧急情况联系电话)等信息。
(大宗材料数额在1万---5万以上)
确定采购的产品由采购负责人正确填写采购单后,由公司经理签字,确定同意采购的厂家以及价格和合同方式,同意付款采购。由部门人员将单据录入电脑管理,并打印货物入库单再由会计审批,无误后出纳执行付款执行采购合同。
《材料计划表》、《申购单》见附件1、2
二、采购(比价)
平时多熟悉和掌握公司所需的各类物资的名称、型号、规格、单价、用途、产地等,浏览相关网站。按时按量按质完成采购供应计划指标,积极开拓货源市场,做到货比三家,控制、降低采购成本。如出现所采产品与采购计划不符,则其损失由具体采购负责人承担,采购部主管负连带责任,对特殊产品采购、按合同约定要求厂方提供相关证件或检测报告,如:3C、MA、防爆、环保等。采购活动具体实施分以询价、比价、议价、供应商管理等四个方面:
1、询价:
询价可以通过多种方式,包括网络查询,面对直接供应商,供应商自我推销,展会等多种渠道。确定部分适合长期合作的合作伙伴的同时,也要不断开拓新供应商,寻找新产品,可采用少量进货的原则不断改进。坚决、杜绝同类材料一家材料供应商垄断公司业务。
2、比价:
对供应商所报的产品价格进行有效的核对(对具有可比性的厂家产品进行比价)。对单项产品做到至少比价三家,优胜劣淘、物美价廉。以正规比价格式存于计算机或手工纪录文字资料。在比价同时做出价格分析。(坚决、杜绝同类材料一家材料供应商垄断公司业务)
3、议价:
在确定厂家后进行产品价格商务谈判,尽量降低采购成本,可通过多种方式进行压价(通常可以以公司中标价格低,要求降低采购成本为由;以多家公司比较后相对竞争为由;以拖延时间,给供应商产生我们要更改采购意向为由;也可以与销售推心置腹,为对方能给予支持和帮助等等),具体问题需具体分析。
4、供应商管理:
通过寻找新货源拓展供应商范围,加强老供应商管理。每年