文档介绍：智能卡产品公司
采购工作流程
(ZK-10001)
编制:喻芳日期:2010-1-1
审核:戴燕日期:2010-1-1
批准:霍建烨日期:2010-1-1
发布日期: 受控状态:受控分发号:
目的
为规范采购工作,提高工作效率,降低采购成本,特制定本工作流程。
适用范围
适用于工程合同、销售合同的执行采购;产品原材料采购;商品库存备货;固定资产采购等。
工作流程
采购申请阶段:采购申请人根据采购需求填写《采购申请单》(见附件一),针对于工程项目的采购由项目经理提出申请,针对产品销售的采购由产品经理提出申请,其他用途的采购由具体需求人提出申请。《采购申请单》经审批后上报总经理,总经理批准后,由采购负责人根据批示组织采购工作。
采购洽商阶段:采购负责人向供应商发送《询价单》(见附件二)进行询价,并根据总经理的批复和实际需要决定是否需要技术人员配合。采购负责人会同采购申请人或指定的技术负责人与供应商进行洽商,就供货价格、付款条件、保修条款等事宜与供应商进行谈判。
采购确认阶段:采购洽商工作结束后,采购负责人收集相关供应商的公司介绍,产品资料及产品报价单与采购申请人或指定的技术负责人会商后填写《采购确认单》(见附件三),报总经理批准。
合同评审阶段:在确定供应商以后,采购负责人根据前期谈判的内容起草合同,并提交采购申请人、技术负责人及前期参见谈判的相关人员予以会审(可通过邮件方式,
金额超过50万或属于关键设备采购的需当面会审)。
合同签署阶段:采购负责人将会审后的合同,连同《采购申请单》、《询价单》、《采购确认单》提交合同管理员进行商务评审,报公司总经理审批后签署。
到货验收阶段:采购负责人根据采购合同敦促供应商供货。到货后,会同采购申请人或指定的技术负责人对产品进行验收,由采购申请人或指定的技术负责人填写《到货验收单》(见附件四),并签署意见。
产品入库阶段:到货验收合格后由采购申请人填写入库登记表,管理部库房管理人员办理入库手续,不合格产品由采购负责人退回供应商,责成其整改或退换。
合同付款阶段:采购负责人根据合同约定,填写支款凭证,同时附上经相关人员审核后的《付款申请单》(见附件五)后提交管理部经管人员,管理部经管人员根据销售或工程回款情况予以评审后报总经理审批后付款。
特殊产品采购
由于供货商的唯一性等原因,部分产品的采购不完全适用于上述工作流程,经总经理同意,可以部分执行上述工作流程。
固定资产采购管理
固定资产采购申请人根据采购需求填写《采购申请单》(见附件一),由部门经理签字确认后,转财务部审核,经财务部核准后,交由总经理审批。总经理审批合格后,采购人员进行采购。固定资产到货后,由综合管理部固定资产负责人组织验收并进行固定资产登记,对固定资产进行编号和标注后纳入固定资产管理。
六、文件管理
采购工作所涉及的《采购申请单》、《询价单》、《采购确认单》、《到货验收单》、《付款申请单》原件。均需定期(一周内)提交至公司经管人员存档管理。
附件一:
采购申请单
请购日期: 年月日采购申请单编号:
部门:
请购人:
□工程项目
合同名称:
采购原因:
合同管理员意见
合同编号:
是否符合合同清单:□符合□不符
是否已购:□是□否
□产品销售
合同名称:
采购原因:
合同管理员意见
合同编号:
是否符合合同清单:□符合□不符
是否已购:□是□否
□生产采购
采购原因:
库房管理员意见
有无库存:□有□无
现有数量:
□库存备货
采购原因:
库房管理员意见
有无库存:□有□无
现有数量:
□固定资产
采购原因:
部门经理意见
□同意□不同意
□其他
采购原因:
部门经理意见
□同意□不同意
主管总经理批示意见
采购申请单附页
设备清单
采购申请单编号:
产品名称
规格型号
预计单价
数量
到货期要求
建议品牌/供货商及联系方式
附件二:
询价单
日期: 年月日采购申请单编号:
:
:
:
4. 邮箱:
:
:
同方股份有限公司
地址:北京市海淀区王庄路1号清华同方科技广场A座23层
联系人:
电话:
传真:
邮箱:
设备清单
产品名称
规格型号
数量
单价
总价
预计到货时间
质量标准
交货时间
付款方式
现场安装及调试
售后服务承诺
附件三:
采购确认单
日期: 年月日采购申请单编号:
:
总报价
技术支持及售后服务条款
付款方式
优缺点
:
总报价
技术支持及售后服务条款
付款方式
优缺点