文档介绍：济公沙锅餐饮管理(北京)有限责任公司
采购管理手册
***管理咨询公司
二零零三年十二月
目录
第一章总则 1
第二章采购组织 2
第三章 采购计划 3
第四章 采购执行 6
第五章 采购结算 12
第六章 采购成本控制 14
第七章 供应商管理 17
第八章 采购招标管理 20
第九章 附则 25
附件一:流程 26
附件二:采购管理表单 36
第一章总则
第1条目的
为加强济公沙锅餐饮管理(北京)有限责任公司(以下简称公司)采购管理,规范采购工作,保障经营活动的正常持续供应,加速资金周转,降低采购成本,特制定此手册。
第2条适用范围
本手册适用于公司经营所需各种材料、设备及公司办公用品、劳保用品的采购(以下除非特别说明,以上所列物资统称为采购物品),以及需通过协作厂商完成的各种成品、半成品、材料的加工。除非特别说明,采购物品与外协加工产品统称为采购物品。
手册适用人员:采购部、店管部、单店、中心厨房、财务部、综合办、监察办等涉及公司采购业务的所有员工。
第3条手册管理方法
由采购部负责组织每年一次的手册修订工作,并由采购部签订发行。采购部拥有对手册的解释权。
由综合办负责手册的发放、更换和回收管理工作,并制作手册领用记录。
第4条保密要求
注意做好手册保密工作。应按适用范围发放,采购部、中心厨房、财务部、综合办、监察办、店经理可领用完整手册,其他人员只领用与其相关作业的部分。应与领用者签订保密协议。
第5条手册的更新
年度内内容调整以补充文件形式发布,补充文件要求进行编号管理,发放范围及发放回收管理与手册管理相同。
手册每年更新一次,年度更新时应将年度内补充文件分类归并到手册各章节。
第二章采购组织
第6条公司采购管理实行集中统一采购,第7条除单店的零星采购外,第8条任何部门和人员不第9条得单独进行采购。
第10条各部门主要职责:(需根据重新确定的组织结构调整)
需求单位:负责根据经营需求填写需求计划或采购申请和相应的价格建议;参与供应商的甄选;负责质量不合格采购物品及外协产品的评审并提出处理方案,负责将采购物品及外协产品在使用过程中发生的其它问题及有关信息及时反馈给采购部。
店管部:负责根据各店的需求计划、库存情况等填写物品采购申请;负责采购物品及外协产品的验收、存储与发放;负责对采购物品及外协产品的质量检测,负责对供应商生产工艺和产品质量的评估以及对供应商质量保证体系的考核,参与采购物品及外协产品使用过程的质量监督和质量问题的处理;参与对供应商的甄选;参与对采购价格的审核。
采购部:负责制定采购计划及采购活动的具体实施;对所采购物品及外协产品的市场行情、供应商情况进行跟踪调查,建立采购物品及外协产品价格信息库;建立采购物品及外协产品的质量记录;协助店管部制订最佳安全库存;负责对采购成本的控制;负责对供应商的管理;负责采购物品及外协产品的交货与协调;负责采购物品及外协产品质量问题的解决、退货与索赔;负责采购款项的结算支付。
监察办:负责对采购全过程的监督审察,包括对采购计划、签订采购合同、质量验收和结帐付款等采购过程每一环节的监控。
财务部:负责对采购计划及采购预算的审核;采购物品及外协产品付款凭证的审核。
第3章 采购计划
第11条采购计划制订的依据
采购计划应根据经营计划、由店管部汇总的各店日常经营需求计划、各部门的采购申请、年度预算、库存情况、公司资金供应情况等确定,对经营急需物品,应优先考虑。
第12条采购计划种类
根据采购物品的不同应分别制订年度采购计划、月度采购计划及日采购计划。
年度采购计划根据公司年度经营计划,在对市场信息和需求信息进行充分的分析和收集的基础上,并依据往年历史数据对比预测制订,该计划也是制订年度财务预算的主要依据之一。
月度采购计划是在对年度采购计划进行分解基础上,依据上月实际采购情况、库存情况、下月度需求预测、市场行情制订当月的采购计划,该计划也是制订月度资金计划的主要依据之一。
日采购计划是在对月度采购计划进行分解基础上,依据店管部对各单店每日经营所需物品的汇总审核后制订。
第13条各店日常经营需求计划
各店根据每天的经营情况、物品日常消耗情况、库存情况向店管部报送每天的需求计划,主要包括每天的销售主产品及各种配料、一次性消耗物品等。
第14条采购申请的提出及审批权限
采购申请应注明物品的名称、数量、需求日期、参考价格、用途、技术要求、供应厂商(参考)、交货期、送货方式等。各种物品的采购申请应由以下各部门提出:
工程项目所需公司采购的材料、设备等,由项目负责人根据合同及设计任务书所作的预算,结合工程进度编制材料、设备采购清单(又称“材料表”)作为采购申请;经部门负责人或授权人审核