文档介绍：工程文件资料处理管理规定
加强工程文件资料管理,保证工程文件资料处理工作安全、高效。
本规定适用于公司工程项目开发过程中产生的所有工程类文件、资料的处理工作。
:指项目在立项、设计、施工、监理、竣工活动中形成的具有归档保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称,包括文字资料、电子文件、图片、图像资料等。
:指工程文件资料的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
。公司行政人事部是公司工程文件资料处理的管理机构,主管本公司的工程文件资料处理工作并负责监督指导工程部门的文件资料处理工作。
。主办部门负责工程文件资料的办理等具体工作。公司工程部门应指定专人负责文件资料的处理工作。
。工程文件资料应以工程合同、设计文件、工程质量验收标准、施工及验收规范等为依据,根据工程进度情况及工作需要,按照工程项目管理制度及流程要求,由主办部门主办人员及时编制、填写、制作。文件资料内容要求准确真实,编写清楚规范。
。根据工作需要而产生的工程文件资料,由工程部门负责人负责做好审核把关工作,主要审核文件资料内容是否客观真实、文字运用是否准确、体式是否规范等,并提出处理意见。
。当工程文件资料内容涉及到多个专业和部门时,主办部门应与相
关部门或人员进行会商。会商分为面会及函会(即书面会签)。在函会时,工程部门负责人应在审核文件资料的同时,明确文件资料会商范围,包括会商人员或部门,保证会商对象明确并无遗漏。相关专业人员或协办部门应及时提出书面会商意见,并将文件资料及时返回主办部门。
。经审核会商意见一致的文件,按照公司相关工程管理制度规定的审批权限报领导审批。审批后的文件退回主办部门。
。主办部门负责人根据领导审批要求,转相关专业主办人员具体办理。如待办事宜涉及到其他协办部门、单位或人员的,由主办部门明确分送范围,并将文件资料复印分送至相关协办部门、单位及人员并做好分送记录。如需相关专业或人员传阅的,要做好传阅记录,传阅完毕后,及时返回主办部门。要保证分送与传阅对象无遗漏。
。主办部门主办人员接到转交办的文件后,应会同协办部门
及人员,按照规定时限及工作要求及时承办,并将承办结果反馈给主办部门及相关协办部门。
。主办部门主办人员在事项办理完毕后,应向主办部门负责人及时
汇报工作完成情况,并在文件资料原件上书面注明承办结果,交主办部门资料员集中汇总保管。经办人不得个人保存应当归档的文件资料。
。文件资料由产生至办理完毕,主办部门资料管理员应填写《工程文件资料传递登记表》(见质量记录1),全程记录文件传递过程。文件资料办理完毕后,资料员应按照公司档案管理规定中要求归档的文件资料范围及时收集、整理办理完毕的文件资料,并分类汇编成册。
。汇总到部门资料员处的文件资料,应按办毕与未办毕
分类有条理的存放,同时资料文员要对所管理文件资料勤理、勤翻,存放有序。
。已处理完毕的文件资料如需查用时,须到资料员处办理借阅登记手续,填写《工程文件资料借阅登记表》(见质量记录2),明确借阅时间、文件标题、编号、页数、借阅人、归还时间,机要文件还须主办部门负责人签字认可后,方可借阅。借阅人员须确保文件资料安全,不得丢失、抽页、剪裁、涂改或转借他人。
。借阅的文件如属机要文件,借阅人不得自行翻印,须经主办部门负责人审批后方可。翻印后,资料员要登记编号,视同正式文件管理。
。工程部门应归档的文件资料,应当按照公司档案管理控制程序及时汇编、整理(立卷),按时按要求向公司综合档案室移交。
,具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统,责任者的签章手续必须齐全。
,不泄密,便于查找与调阅、方便工作。工程部门文件资料应集中到资料员处统一管理,个人不得保管应归档的文件资料。
,随时办完,随时集中保管。
,要能随时调出,以方便部门或人员工作利用。
工程文件原则上应按照公司《档案管理控制程序》中分类文件及公司其它相关文件规定按照时间前后顺序自001起开始编号。