文档介绍：会计档案管理办法
第一条为规范会计档案管理,确保会计档案真实、安全、完整,充分发挥会计档案的利用,特制定本办法。
第二条本办法所称会计档案是指记录和反映单位经济业务的重要史料和证据,包括会计凭证、会计帐簿、财务报告以及其他在会计活动中形成的资料。
会计档案管理的具体要求。
一、会计档案的整理,整理好会计档案是保存和利用会计档案的前提,因此会计档案的整理要做到装订整齐、完整、牢固,便于保管和查阅。
1、会计凭证的整理,首先,负责装订会计凭证的人员,应按会计期间将所有应归档的会计凭证收集整齐,根据不同的种类,按一定顺序(记帐凭证按凭证号)逐张排放好。其次,整理会计凭证的附件,补充遗漏的必不可少的核算资料,清除订书钉、曲别针等金属物,按适当的厚度分成若干本。最后,装订归档,记帐凭证要认真填好会计凭证封面和卷脊上的项目,卷脊项目应写上“某年某月,自第×号至第×号,第×册共×册”,会计主管人员,装订人员要盖章。
2、会计帐簿的整理, 每年在1月底2月初之前,各组应将所负责的上一年度的帐簿(包括仓存系统的材料、产成品明细帐,固定资产系统的固定资产清单,EXCL在产品明细帐)打印归类整理,送交总帐会计统一装订归档。
⑴帐簿打印的要求
①总帐系统都采用A4纸打印,资产类“应收票据、应收帐款、其他应收款、预付帐款、原材料、产成品”和负债类“应付票据、应付帐款、预收帐款、其他应付款”均打印核算项目明细帐,其他帐簿打印到最低一级明细分类帐。所有帐簿的字段均应含:“会计期间、凭证字号、摘要、借方金额、贷方金额、余额”。
②仓存系统的存货明细帐,固定资产系统的固定资产清单,都采用A3纸打印,存货明细帐按仓库号打印“物料收发汇总表”,原材料应包含的字段“会计期间、物料名称、期初结存(本期收入、本期发出、本期结存)—数量(基本)、单位(基本)、单价(基本)、金额”,产成品应包含的字段“会计期间、物料名称、期初结存(本期收入、本期发出、本期结存)—数量(基本)、数量(常用)、单价(常用)、金额”。
⑵帐簿打印的分工
成本组负责所有存货类(总帐和仓存系统)、成本类帐簿的打印整理,营销组负责应收票据、应收帐款、主营业务收入、营业费用等帐簿的打印整理,综合组负责除成本组、营销组外的所有帐簿的打印整理,同时负责所有帐簿的统一装订归档。
⑶帐簿装订要求,综合组总帐会计将各种帐簿分资产、负债、权益、成本、损益按会计科目顺序排列,分适当厚度装订成本,并加贴封面,封面内容要写全,应写“单位名称(全称),××××年××××帐”,会计主管人员要盖章。
3、财务报告的整理,财务报告包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告和报表。平时,月(季)度报表,由主管报表的人员保存。年度终了,由主管报表的人员统一收集全年财务报表,按时间顺序整理装订成册,并加贴封面,逐项写明报表名称,报表所属年度,会计主管签章,移交档案管理员。
4、其他会计资料的整理,其他财会资料,包括银行存款余额调节表,银行对帐单,往来帐对帐单,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册,支票存根、收据存根、发票存根、工资表、各类文件、及其他应当保存的会计资料。这些资料平时由专管人员负责保存,年终整理装订成册交档案管理员归档。
二、会计档案的保管
以上会计资料装订成册