文档介绍：公司档案管理制度
总则
第一条:目的
为规范本公司人事档案资料的管理,增强档案的实用性和有效性,为公司各项制度的完善提供补充,特制订本制度。
第二条:适用范围
本制度适用于公司全体员工。
第三条:归档范围
员工入职登记表、身份学历等证书复印件、转正报告、转正申请考核表、员工录用通知单、调薪单、异动单、请假单、离职书、考勤报表、员工报告、劳动合同、在职期间考核登记表等记录员工情况的有价值的档案材料。
档案管理内容
第四条:档案管理规定
档案的管理包括四个部分:归档、核查、保卫、统计
第五条:档案材料的归档
凡办公室产生的与验厂、劳动关系有关的资料统一交由资料保管员统一归档;
对材料进行鉴别,看其是否符合归档要求;
对材料进行鉴别,看其是否符合归档要求;
在目录上登记材料名称及有关内容;
将人事档案里面的具体内容输入人才资料库,并将材料放入档案;
确保所有的人事档案和劳动合同都有经过扫描;
档案的存档要及时,原则上上月的档案在本月中旬前一定的扫描好并归档;
档案的存放以员工的楼案编号为顺序进行排列;
第六条:档案材料的核查
应定期对档案材料进行检查、核对
既要对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等,也要对人事档案保管的环境进行检查,如查看档案室门窗是否完好,有无其他存放错误等;
在下列特殊情况下,也要进行检查核对:
A、突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后;
B、对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失;
C、发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。
第七条:档案材料的保卫
由人力资源部安排专人负责档案的保管,非人力资源部人员不得入内;
备有必要的防火、防潮器材以及有防盗、防光、防虫、防鼠、防尘、防污染等措施;
档案柜保持清洁,严禁存放易燃、易爆物品,严禁使用电器
任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合
严禁在档案室内吸烟、喧哗、禁用火种,严禁携带危险品进入;
档案柜及时锁好,并在离开档案室时关灯、关窗、锁门
第八条:档案材料的统计
统计人事档案的数量
统计人事档案材料收集补充、整理、保管、利用情况
档案室的设备情况。
档案管理的利用
第九条:档案的利用主要包括两部分:查阅、外借
第十条:档案的查阅
查阅的地点仅限于在档案室
人力资源部高级经理、经理、副经理以及对内事务组高级助理因工作需要而查阅人事档案时,可直接在档案管理人员处办理查阅手续
其他员工因工作需要而查阅人事档案时,需要履行如下手续,内容如下:
A、由申请查阅者写出查档报告,在报告中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况;
B、查阅部门盖章;
C、部门负责人签字;
D、由人事档案管理部门(目前由人力资源部)对申请报告进行审核,若理由充分、手续齐全,则予以批准
第十一条:档案的外借:
档案的外借须满足一定的条件,比如:本公司高层领导需要查阅人事档案,但不便于亲自来档案室;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等
档案借出的时间不宜过长,无特殊情况不能超过16小时,到期未还者应及时催还;
档案到期仍需继续使用,需亲自带上档案到人力资源部办理续借手续;
人事档案外借需履行如下手续