文档介绍：公务接待会议纪要
一、重要会议组织(一)概述学院、部门组织(主办、承办、协办)的重要会议需履行报告程序;需邀请学校领导出席会议的所在学院、部门提交申请,学校办公室统一安排;并请提供会议有关背景材料、会议议程,初拟讲话稿。大型会议环节众多,涉及到方方面面,不可能也不必要将所有可能的情况都做好预案。这就要求工作人员在会议过程中必须全神贯注,不能有丝毫懈怠心理,密切关注场上需求和情况变化,迅速作出反应,解决问题。对上主席台的领导同志能否出席会议,在开会之前务必逐一落实。如临时有变,应及时调整桌签,防止主席台出现桌签差错或领导空缺,谨防错别字出现。
(二)流程重要会议组织工作一般分为会前筹备、会中服务、会后总结三个阶段,细化量化20个节点,将会务工作纳入程序化、规范化的轨道。
1、会前筹备(1)拟订会议方案会议方案是组织安排会议的总纲,是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括:会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制定会议方案要坚持“复杂程序简明表述、简单问题慎重对待”的原则,增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后,要立即召集相关单位负责人召开协调会,对各项任务进行分解。
(2)起草、下发会议通知会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式,是参会人员反馈信息的前提条件。起草会议通知
要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括:会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会人员、报名要求、有关事项等。下发会议通知时要把握好两点:
一是及时,使参会人员有充裕时间做好准备;二十准确,防止重发、错发、漏发。
(3)落实与会人员按照会议通知要求的时间,对与会人员逐一落实并做好登记,必要的进行电话核查、督促,统计汇总后列出请假人员名单,并及时向有关领导报告。
(4)协调出席领导根据会议性质拟请领导出席的,应报请办公室领导同意后,逐一通知。内容包括:会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送,确保及时送到相关领导手中。会前半小时可再对出席领导进行一次手机短信提醒