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合同管理工作流程
二○一一年七月十七日
合同管理工作流程说明书
【流程目的】
为加强公司合同管理工作,对合同的签订、履行、变更和解除进行规范化管理,对合同的履行实施有效监督,做如下流程。
结束
合同生效
03
04
合同文本归档、分发管理
开始
合同起草
合同审核批准
01
02
合同履行管理
05
06
合同监控
合同归档和管理
07
【合同管理工作流程图】
子流程名称
合同起草
编号
01
【合同起草工作流程图】
开始
结束
请合同号
合同起草
合同修改
【准则/方法】
,由综合办公室发到各部门管理人员,合同承办人员到相关合同管理负责人处请号。
。
合同应当按照法律要求编制而成的,主要条款齐全,双方当事人的在交易中的权利、义务和法律责任明确具体,没有显失公平或者违反法律、行政法规的条款。合同双方可协商提出符合自己特殊要求的条款。
合同承办人根据双方协商结果起草合同,在综合办公室的帮助下对合同条款逐一落实并给予以确认。
重大合同应采取由部门负责人主持、综合办公室参与的研讨会的形式进行起草。
子流程名称
合同审核批准
编号
02
【合同审核工作流程图】
开始
部门负责人审核
否
是否符合要求
是
.
签署
合同审批表
法务部审核
否
是否符合要求
是
签署
合同审批表
结束
【准则/方法】
合同制定部门负责人负责对合同文本进行审核,并对审核同意后的合同文本于合同审批表中填写意见。
合同制定部门负责人批准合同后,由公司综合办公室对合同的法律风险进行审核批准并签署意见。
子流程名称
合同生效
编号
03
公司印章管理人员或授权签约人复审
否
是
盖章或签字生效
结束
是否符合要求
开始
【合同生效工作流程图】
【准则/方法】
公司合同章管理人员或公司经授权签约的负责人在合同制作部门负责人和公司综合办公室对合同审批表审核无误并签字同意后,在各个合同文本上同时盖公司“合同专用章”,并且在各个文本的各页加盖骑缝章。
合同文本落款处必须为法定代表人或其授权委托人亲笔签名或加盖手签章。
公司合同章管理人员应在合同签字页和合同审批表上加盖骑缝章。
子流程名称
合同文本分发管理
编号
04
【合同文本分发管理工作流程图】
开始
合同分发
加盖合同受控章
合同复印
领取人签字
结束
【准则/方法】
合同文本分发原则:
对外签订合同,应当一式四份,本方至少执两份,其中综合办公室执一份正本;行政部执一份正本及对方提供的身份证明和授权书等签约资料;合同签订部门执一份复印文本;财务部执一份复印文本;其他合同执行相关部门,根据需要执复印文本或合同相关部分。对于对方拟定的一式两份的合同文本,由行政部留存原件,其他部门领取复印件。
2. 各部门留存的合同文本及相关材料,待合同执行完毕后,按照公司有关规定处理。
3. 合同的复印、分发控制由行政部负责。各领取单位应在合同审批表上签字后方能领取。合同文本不得随意复印,增发或补发应向原合同分发部门申请,经部门负责人同意后予以增补,并补齐相应手续。海外合同,同时分发外文版和经过审核确认的中文版。
子流程名称
合同履行管理
编号
05
结束
报合同台帐送
合同收付款
合同履行
开始
【合同履行管理工作流程图】
【准则/方法】
合同签订部门负责合同的履行。履行中如遇到变更、解除的,首先须向法务部咨询,并在此基础上,在双方协商一致,签署书面协议,按照原合同的签订审批程序报批,按原合同的分发路径分发。
财务部监控合同实际履行情况,并按规定完成收、付款工作,协助合同承办人进行合同的履行、变更中的相关工作,并及时向法务部通报情况。必要时法务部参与合同的协商调解、仲裁和诉讼等活动。
(合同台帐)。
子流程名称
合同监控
编号
06
结束
相关数据的
统计上报
合同管理问题的
处理及反馈
合同履行情况
的检查
开始
【合同监控工作流程图】
【准则/方法】
综合办公室配合有关部门对合同的履行情况进行监控和抽查,并对所发现的问题及时进行处理。
综合