文档介绍：员工素质与科学工作方法培训
员工素质与科学工作方法培训讲师:胡一夫
科学的工作方法
员工基本职业素质培训
——系列之一
第1章 使你的工作系统化
在旁观者看来,不整洁的工作场所除了反映出工作者头脑混乱以外,不再代表其他。
你的工作需要系统化
办公室的5S运动:
5S起源于日本,就是整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SETKETSU)、素养(SHITSUKE)五个项目,因日语的罗马拼音均以“S”开头,简称为5S。
5S运动提出的目标简单而明确,就是要为员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相信,保持工作环境的干净整洁,物品摆放有条不紊,一目了然,能最大程度地提高工作效率。
如果你的办公室、办公桌都井然有序,那你的工作效率一定不低。
开始系统化你的工作
提醒:
在我们试着改变工作的过程中,常常会陷入这样的困境:
试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是
任何一位工作者每天都要处理的,包括他的办公桌、椅子、电
脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东
西。
■系统化你的工具
(1)基本工具。(2)复印机。
(3)传真机。(4)电脑。
开始系统化你的工作
■系统化你的文件
(1)工作档。
☻什么是工作档?
工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。
☻工作档有什么?
。 B.“待议”的项目。
。
开始系统化你的工作
教你一招:
(1)要将文书工作处理得更好,就要根据使用的频率来整
理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边,随手
可取。
(2)将所有不用的文件移走,不要让它们占据你的工作档。
(3)确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案
清楚地贴上标签。
(4)建立问题档,一部分编号01—12,代表每年的每一个
月;另一部分编号01—31号,代表一个月的每一天。
开始系统化你的工作
■系统化你的文件
(2)资料档。
☻列出你的资料档项目清单。
☻建立资料档时需要考虑的两件事:
?
?
☻帮助你将自己资料档结构化的做法:
,例如:合约、产品开发、预算等。这些可
以成为你资料档的类别。
,做清楚且适当的标示。
,然后去掉没用的档案。
。
。
,以方便查阅并方便归档。
开始系统化你的工作
让你的档案更加有效的小秘诀:
(1)使用大写、清楚的字母标示档案。
(2)使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。
(3)将类别与次类别标签排成一列,类别与次类别用不同
颜色标示。
(4)为大型的资料建立索引。
本章小结
开始系统化你的工作:
(1)系统化你的工具;
(2)系统化你的文件;
(3)建立你的工作档。