文档介绍：第三十四篇文书、档案管理制度
文书、档案是传递和储存企业行政、经营、人事等各种信息的主要手段;是机关、行政的重要凭据。文书档案管理已成为现代行政日常事务管理的重要工作。
第一部分、文书管理制度
文书管理必须遵循简明、及时、准确、保密、统一的原则,建立文书管理制度,是公司走上系统化、信息化管理轨道的前提。
第一章文书管理规定
(一)总则
第一条为使文书管理制度化,提高文书处理质量和效率,特制定本规定。
第二条本管理规定指公司总部各部门与外界来往的文书,全过程的办理与控制。工程设计、施工的文书管理由工程部另行规定。
(二)承办单位
第三条公司总部机关统一由公司办公室统一办理,项目经理部、分公司、独立在总部以外单位由各自指定单位或人员管理,并接受总部办公室业务指导。
第四条各承办单位或个人,应指定人员负责往来文书的核稿、收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜。
(三)行文
第五条行文类别:详见“公司公文、文书规范”。
第六条行文名义、署名及印信使用:
(1)企业外行文的名义、署名及用印规定:
①属政策性或影响公司的重大权益的行文—公司名义由董事长署名盖董事长职章。
②对政府各部、会、局、署及其所属一、二级机构;省政府及其所属职能机构等的行文,以公司名义,由总经理署名盖总经理职章。
③对省、市政府所属二级机构,市县政府及所属职能机构,总部机关代表公司对外;税务、金融等的行文以公司名义由总经理暑名盖总经理职衔签字章。
④对上述以外的其他国家机构、民营企业、法人团体;对各用户、厂商的行文以公司名义,由部门(公司二级单位)领导署名,盖领导职衔签字章。
⑤本公司的工程项目部、公司总部各职能机构、各地分公司、公司的勘察设计所、预制厂、修配厂、各维修中心,公司市政建筑公司对外授权业务和职能业务范围的对外行文以上述部门名义盖上述部门章。
⑥公司其他部门除特殊授权外,不得对外单独行文。特殊授权需经总经理或董事长核准。
(2)本公司内部之间的行文:
①正式行文以公司名义由总经理或部门领导署名盖职衔签字章;
②业务接洽便函行文由部门领导及经办人署名,盖部门章。
③各二级部门之间,或对下属单位行文,盖部门章。
(3)人事通知、聘任书、委任书、授权书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、招投标等)须加盖公司或业务专用章,并视情况盖董事长或总经理的职衔签字章或职章。也可加盖授权的部门主管签字章。
(4)特殊签署人及印信的文件从其相关规定。但应保留相关规定文号以备查。
(5)需以对等身份的签署人名义复文者,酌情处理,并应注明留底备查。
第七条行文的批示权限:
(1)以董事长署名行文的,应遵公司办公室转呈董事长批示。
(2)以总经理署名行文的,应遵公司办公室转呈总经理批示。
(3)以公司二级部门负责人署名行文的,应遵二级部门负责人批示。
(4)以公司名义盖公司公章行文,应遵公司办公室主任批示。
(5)因专案业务:如进出口、税务、关税、劳保、招投标、金融等使用公司名义,须盖董事长或总经理的业务专用章者,行文应经业务主管领导核准后方可进行。
(6)固定格式文书,应由署名的主管于原稿批示后,业务主办部门行文。
(四)文书处理程序:
第八条文书分类:
(1)机密类:专利性、独特技术资料、特定列管的业务机密文件。
(2)A类:关系重大,足以影响公司权益的文书,应呈总经理核阅后始得分文办理。
(3)B类:一般文书及经常性业务往来文书。
(4)C类:一般通知或参考性的函件,无需呈批者,仅登记分文直接交经办部门处理后归档。
(5)其他类:与公司业务无直接关系的表报、宣传或印刷函件,无需收支、登记,可直接送有关部门参阅。
第九条收发文登记单(五联单):
(1)第一联:收(发)文登记单:收发文人员按流水号码顺序装订存查;
(2)第二联:催办单:遵经办部门签收文件后,收发人员收回,按处理期限或待复日期集中整理,按先后日期核对催办;
(3)第三联:主管催办单:经办部门主管留存,按要求期限随时稽催;
(4)第四联:经办人员存查联:经办后按结案、未结案分类存查;
(5)第五联:核查联:文件办妥时随文归档待查;
第十条收(发)文字号的制定管理:
1、对外行文的字号:
(1)公司:“XXX(年序)字第(流水编号)号”
(2)二级部门:“鸿( A C )字第 B 号”。
A、“鸿办”、“鸿财”、“鸿工”、“鸿设”、“鸿维”……
B、当年流水编号。
C、年序号:如2005、2006等。
(3)其他特殊编号由办公室拟稿经总经理核准。
2、收发文编号:
(1)由公司办公室统一规定:
①公司总收发文编号:如“鸿总20050001”,以年序和逐文顺序流水