文档介绍：归档文件整理规则(文书档案)
一,整理的特点,原则,适用范围
《归档文件的整理规则》是以"简化整理,深化检索"为宗旨的,它与传统的立卷相比较,根本特点就是以件为单位,简单地说,它所提出的整理方法就是以"件"为整理单位.《规则》提出的整理原则,概括为"遵循文件的形成规律,保持文件之间有机联系,区分不同价值,便于保管和利用.《规则》,,《规则》对适用的归档文件种类也进行了限定,,会计等专门档案以及声像,.
二,整理要求
1,归档文件要齐全完整.
2,对归档文件要进行修整.
3,建立文档一体化.
4,《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党各级领导机关文件处理条例》
三,整理方法
(一)"件"的确定:
通常情况下,一份文件就是一件,也有一些特殊情况:
1,,附件在后;
2,,正文在后;
3,,定稿在后;
4,,复制件在后;
5,,被转发文在后;
6,一些报表,名册,图册等,一册作为一件;
7,来文与复文视为一件,复文在前,来文在后;
8,请示经过若干层次形成的批复,各为一件,可作为同一事由排列在一起;
9,格式统一的表格,视为一件;
10,不易拆开的会议材料,视为一件;不易拆开的会议记录,视为一件;不易拆开的介绍信存根,视为一件.
(二)文件的修整
1,首先,对破损的文件要进行修补,托裱.
2,其次,对字迹模糊,褪色的文件要进行复印.
3,另外,要去掉金属器.
4,超大型纸张要处理.
(三)装订
《规则》提出用不锈钢订书钉装订,在件的左侧用两根不锈钢钉装订,要求左齐,,我们仍旧采用"三孔一线"的装订方式.
密封好的书不重新装订.
(四)分类
《规则》选择年度,组织机构(或问题),保管期限作为通用的分类方法,分类层次最多三层,年度——问题(或组织机构)——期限;最少两层,按照市局的要求,我们邗江区采用两层分类,即按年度——期限.
(五)归档文件的排列
《规则》对文件的排列顺序作了规定,必须在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间,重要程度等排列
.即坚持了"事由"原则,因此,我们在排列时,,或一个具体的问题,,一次活动,一次会议,,批复收到后,可视为事由办理完毕.
同一事由内的归档文件排列按文件的形成时间,日期在前的文件排列在前,日期在后的文件排列在后面.
事由之间的排列,按事由办结时间的先后顺序,随办随归,会议文件,统一报表等成套性文件集中排列.
暂时没有计算机或还没有购置相关软件,仅仅靠手工检索单位,文件的排列顺序为:上级——本级——下级
文号——无文号——会议纪要
如果在归档结束以后,又出现了一些零散文件,那么我们应将零散文件排列在同一年度,同一保管期限的所有文件的最后,并在备注栏中注明;或者并入关系密不可分的相关文件作为一件,并在目录备注栏注明"此件为两件".
(六)归档文件编号
,体现归档文件类别,排列顺序的一组数字,字符的集合,包括全宗号,年度,保管期限,件号,机构( 问题) ,页数等编号项目.
归档号填写在归档章内,归档章设置(见图) 其中必填项为全宗号,年度,保管期限,件号,总页数,选择项为机构( 问题) 等.
(全宗)号)
(年度)
(室编
件号)
*(机构或问题)
(保管
期限)
(馆编
件号)
总页数
归档章式样图
归档章采用红色印泥,,.
全宗号:填写档案馆给立档单位编制的代号.
年度:填写文件归档年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如 2002 .
保管期限:填写归档文件保管期限的简称( 永,长,短) .
件号:填写文件的排列顺序号.
件号包括室编件号和馆编件号,:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从" 1 ".
机构( 问题) :不填写
总页数:填写每一件归档文件中有图文