文档介绍：采购成本的控制与管理
控制采购成本对一个企业的经营业绩至关重要。采购成本下降不仅体现在企业现金流出
的减少,而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加,以及企业竞争力的增强。由于
材料成本占营业成本的比例很高,因此,控制好采购成本并使之不断下降,是一个企业
不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一。在半年时间里,我们积极对采购
成本进行管理和控制,并不断完善采购管理制度。现将本单位的具体做法,向各位领导、
同仁汇报如下:
一、建立、完善采购制度,做好采购成本控制的基础工作
采购工作涉及面广,并且主要是和外界打交道,因此,如果企业不制定严格的采购制度
和程序,不仅采购工作无章可依,还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度
我们从以下几个方面做起:
1. 建立严格的采购制度。建立严格、完善的采购制度,不仅能规范企业的采购活动、
提高效率、杜绝部门之间扯皮,还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物
料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门(特别是财务部门)
的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如,可在采购
制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价,然后选择供应商,并把
所选的供应商及其报价填在请购单上;还可规定超过一定金额的采购须附上三个以
上的书面报价等,以供财务部门审核。
2. 建立供应商档案和准入制度。对企业的正式供应商要建立档案,供应商档案除有编
号、详细联系方式和地址,每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采
购必须在已归档的供应商中进行,供应商档案应定期或不定期地更新,并有专人管
理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部
门联合考核后才能进入,如有可能要实地到供应商生产地考核。
3. 建立价格档案和价格评价体系。采购部门对所有采购物资建立价格档案,对每一批
采购物品的报价,首先与归档的材料价格进行比较,分析价格差异的原因。如无特
殊原因,原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平,否则要做出说明。对于重
点物资的价格,建立价格评价体系,由单位有关部门组成价格评价组,定期收集有
关的供应价格信息,来分析、评价现有的价格水平,并对归档的价格档案进行评价
和更新。
4. 建立材料的标准采购价格以进行比价采购。财务部对所重点监控的物资根据市场的
变化和产品标准成本定期定出标准采购价格,促使采购人员积极寻找货源,货比三
家,不断地降低采购价格。
通过以上四个方面的工作,虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作,但对完善采购管理,
提高效率,控制采购成本,确实有较大的成效。
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二、降低材料成本的方法和手段
1. 通过付款条款的选择降低采购成本。如果企业资金充裕,或者银行利率较低,可采
用现金交易或货到付款的方式,这样往往能带来较大的价格折扣。
2. 把握价格变动的时机。价格会经常随着季节、市场供求情况而变动,因此,采购人
员注意价格变动的规律,把握好采购时机。这样无形中给企业创造了经济价值。
3. 以竞争招标的方式来牵制供应商。对于大宗物料采购,一个有效的方法是实行竞争
招标,往往能通过供应商的相互比价,最终得到底线的价格。此外,对同一种材料,
应多找几个供应商,通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制,从而使单位在
谈判中处于有利的地位。
4. 向制造商直接采购或结成同盟联合订购。向制造商直接订购,可以减少中间环节,
降低采购成本,同时制造商的技术服务、售后服务会更好。另外,今后我们的努力
方向是:有条件的几个同类单位结成同盟联合订购,以克服单个单位购数量小而得
不到更多优惠的矛盾。
5. 选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同。与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保
证供货的质量、及时的交货期,还可得到其付款及价格的关照,特别是与其签订长
期的合同,往往能得到更多的优惠。
6. 充分进行采购市场的调查和信息收集。一个企业的采购管理要达到一定水平,应充
分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理,只有这样,才能充分了解市场的状
况和价格的走势,使自己处于有利地位。
三、实行战略成本管理来指导采购成本控制
1. 估算供应商的产品或服务成本。我们以前的采购管理只是过多强调公司内部的努
力,而要真正做到对采购成本的全面控制,仅靠自己内部的努力是不够的,应该对
供应商的成本状况有所了解,只有这样,才能在价格谈判中占主动地位。可以通过
参观供应商的设施,观察并适当提问以获得更多有用的数据;甚至为了合作,明确