文档介绍：物业公司采购管理制度
物业公司采购管理制度提要:
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总则
.1目的
为了规范公司采购行为,兼顾效率及成本,在保证公司日常运营所需物资按时、按质、按量交付使用的前提下,降低风险,减少交易成本,保持并保证对供应商的谈判能力,以获得较优性价比的采购物资,特制定本制度。
.2适用范围
本制度适用于xx物业管理有限公司经营活动所需的所有物资的采购管理。
采购职能部门划分
物资使用部门:负责《申购单》的申报及物资质量的把关。
采购部门:负责物资具体的采购以及采购资料的管理。
仓库管理部门:负责采购物资的数量、外观质量的验收。
财务部门:负责采购货款的支付结算。
总经理:负责权限内的采购、货款的审批和超出权限范围的审核,以及采购的监督。
集团采购部:对采购的监督和检查。
采购管理
采购物资分类
类物资:办公用品类物资。为满足公司正常办公而所需的IT设备、备件、网络设备及备件、开发工具、软件产品、::计算机外设与耗材及其维护服务;公司用车辆、家具、办公设备、办具、办公耗材、印刷类产品、礼品、财产保险、场地修饰、设施维护以及其它行政类物资及服务。
类物资:工程水电类物资。为满足各小区物业维护而需要的各种水电配件、土建施工常用品。
类物资:清洁绿化类。包括小区清洁所需常用设备、工具、消耗品;小区绿化所需的设备、工具、消耗品、补种的花草、树木以及维护。
类物资:劳保类物资。包括办公室、保安、绿化、工程、清洁等全集职工的工服及劳动保护用品。
类物资:固定资产类物资。会同集团采购部统一采购。
凡本制度定义范畴内的采购物资类型,均按照本制度执行。未包括物资管理应参照本制度逐步统一集中管理。
购方式
计划采购:各部门根据正常经营活动、以及工作计划于每月25日编制申购计划,并填写《申购单》报主管经理、管理处经理审核后,报总经理审批,如超出审批权限,上报集团审批。
紧急采购:采购人员得到总经理口头允许,可以先行采购,而后补办《申购单》手续。
采购流程
申请人填写《申购单》--主管审
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核--区域经理审核--总经理审批--采购人员按计划采购--物资使用部门和仓库验收接受--采购人员办理财务等相关手续并登记管理。
采购审批权限
为提高工作效率,采购在2000元以下的,由总经理审批权后,可进行采购;
采购在2000以上的由总经理审批后,报集团总经理或总经理授权人审批,方可进行采购。
采购价格管理
采用货比三家的方法:由采购人员与使用人员对市场价格进行调查,向几家供应商发放询价表,进行比价、议价到最后定价,并做好询价、定价表的管理。
由集团采购部提供价格参考表,再进行市场询价、定价。
采购实施
采购人员根据审批的《申购单》,依据实际情况,进行询价、定价后,确定供应商,进行采购。
大宗用品或长期需用物资,与有关厂家、供应商签订长期供货协议,以保证质量以及合理的价格供应。
与集团采购部保持信息共享,做好物资采购保障工作。
原则上采购人员应寻找至少三家以上的供应商,进行各方面的比较后再确定最终供应商。
采购货款的支付与报销
采购人员报销时,必须具备正式发票、手续齐备的《申购单》、送货单、仓库的《入库单》。
由经办人在发票上签字确认、主管经理审核、财务