文档介绍：办公用品管理制度
前言
办公用品一般是指企业办公所需要的各种物品,物品单价一般不超过50元属于易耗品。搞好办公用品的管理,要注意抓好采购、保管、发放使用三个环节。
办公用品管理方案主要涉及以下内容:办公用品的购买;办公用品的申请、分发、领用及报废处理;办公用品的保管;办公用品的使用监督与调查。
办公用品购买制度
所有办公用品的购买,都由行政办公人员统一负责。
办公用品库存量情况以及消耗水平可向行政办公室主管报告,确定订购数量。如果办公印刷制品中需要调整格式,或者未来某种办公用品的需要量将发生变化,也一并向主管提出。调整印刷制品格式,由使用部门以文书形式提出正式申请,经办公室审核确定大致的规格、纸张质地与数量,然后到专门商店采购,选购价格合适、格式相近的印刷制品。
在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下,要以选择直接去商店购买或者订购的方式。
所订购办公用品送到后,按送货单进行验收,核对品种、规格、数量与质量,确保没有问题后,在送货单上加盖印章,表示收到。然后,在订购进度控制卡上作好登记,写明到货日期、数量等。
收到办公用品后,对照订货单与订购进度控制卡,开具支付传票,经主管签字盖章,作好登记,转交财务部门支付或结算。
办公用品由总公司统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况,允许各部门在提出“办公用品购买申请书”的前提下就近采购。在这种情况下,办公用品部门有权进行审核,并且把审核结果连同申请书一起交付,作为日后使用情况报告书的检查依据。
办公用品的申请、分发及报废处理制度
各部门申请新增用品项目,须填写办公用品申请书,在申请书上写明所要物品、数量,行政部采购人员填写单价金额。
行政部接到各部门的申请书之后,行政办公人员要进行核对并在申请受理册上作好登记,补充办公用品统计表项目,并注明申请日期、申请部门、用品规格与名称以及数量。
库管员进行核对后,把申请所要全部用品备齐,分发给各部门。
用品分发后作好登记,写明分发日期、品名与数量等。
办公用品的领用必须填写办公用品领用表,部门、时间、领用物品、数量,最后行政办公人员填写价格合计。
对决定报废的办公用品作好登记,在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。
办公用品保管制度
所有入库办公用品一一填写办公用品统计表。
清楚地掌握办公用品库存情况,经常整理与清扫,实行防虫等保护措施。
办公用品仓库一年盘点两次(6月与12月)。盘点工作由办公室主管负责。盘点要求做到账物一致,如果不一致查找原因,然后调整台账,使两者一致。
对总公司各部门所拥有的办公日用低值易耗品,主要指各种用纸与印刷制品做出调查。调查方式是,每月5日对前一月领用量、使用量以及余量(未用量)做出统计,向上级报告。办公室对报告进行核对,检查各部门所批统计数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。
办公用品的使用、监督与调查制度
核对用品领用登记与用品台账。
核对用品申请书与实际使用情况。
核对用品领用台账与实际用品台账。
核对收支发票记录与用品实物台账。
核对支付发票与送货单据。
文具用品管理制度
文具用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用指个人使用、保管用品,如圆珠笔、像皮擦、直尺等;部门领用指本部门共同使用的用品,如打