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办公室管理制度
总则
为了加强办公室管理,明确公司内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际情况,特制订本制度。
切合公司实际,根据不同员工工作职责编写相应制度,力求使办公室各项工作都有章可循,有法可依,保证公司办公事务有效开展。
职责范围
办公室人员直接受行政人事主管领导,在直属主管的领导下开展办公室各项工作。
负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集等文字工作。
负责公司文书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事务有序开展。
协调各部门之间的行政关系,为各部门工作开展提供相应的服务。
负责公司对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和公司各项文化宣传等工作。
收集各部门反馈的信息,上传下达各种指令,及时作出整理。
协助其他部门工作,完成上级交代的其他工作。
办公室工作职责
办公室主管工作职责
在公司领导的指导下,负责办公室的全面工作。
制定本部门年度工作计划和工作措施,并组织实施。
组织起草、审核各种公文,以及各类综合性文字材料。
负责对外沟通、联系等。
起草有关劳动人事、薪酬分配、绩效考核方面的管理制度以及机构人员调整计划,并组织实施。
负责开展公司相关资质证书的申报工作及相关资质的年检等工作。
负责人员招聘及社保的办理,员工工伤事故的汇报、报销等工作。
按时完成领导交代的其他任务。
办公室文员工作职责
负责公司文件的收发,文件及合同的整理和存档工作。
接收总部下发的工作,例如表格填写和文件精神,并做好公司各部门的下发工作。
负责公司固定资产的管理、保管等工作。
负责公司各种通知,部门工作联系通知单的编写及下达工作,公司各项规章制度的制定、下达、执行、存档等工作。
负责与工作内容相关的各类文件的归档管理,对各类资料进行签收,整理并分类归档。
负责公司印章和合同章的使用、管理、保存等工作。
负责办公室内务的管理、清洁、植物及办公设备的保养,协助做好招聘工作,面试人员登记准备、电话约见、面试人员接待等工作。
负责接待公司来访客户,做好会议室茶水、水果准备工作。
负责统计劳保用品、办公用品及清洁用品,公司车辆加油卡的保管,并做好登记工作。
负责新员工入职培训、办卡,每月与食堂结算账目,统计考勤等工作。
保洁员工作职责
1、文明服务、礼貌待人,并注意保持个人的仪容仪表,树立良好形象。
2、爱岗敬业,听从上级领导指挥,在规定时间内按照工作标准,保质保量地完成各自分管区域内的保洁工作。
3、遵守考勤制度,按时上下班,不迟到、早退,不旷工离岗,工作时间不干私活,不做与工作无关的事情。
4、发扬互助精神,支持同事工作,以礼相待。
5、清洁过程若发现异常现象,如跑、冒、漏水和设备设施损坏、故障等,及时报告办公室或专管人员,并有义务监视事态过程或采取有效措施,控制事态发展,必要时积极协助专业人员排除故障。
6、妥善保管清洁工具和用品,不得丢失和人为损坏,不得将清洁工具和用品私借他人使用或带回家中使用,如损坏或遗失工具照价赔偿(费用则由3人平均分摊),更换工具时以旧换新。
7、拾金不昧,拾到物