文档介绍：新归档文件整理规则解读
中卫市档案局
马进虎
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学****的主要内容
一、新《归档文件整理规则》出台的背景和过程
二、《归档文件整理规则》出台的重大意义
三、归档文件整理规则
四、需要注意的问题
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一、《归档文件整理规则》出台的背景和过程
2000年国家档案局发布了《归档文件整理(DA/T22-2000),《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上,适应档案管理现代化的需要,提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法,它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。原《规则》实施10多年以来,对规范和加强单位档案整理、促进档案工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。近年来,随着我国经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用,信息化在档案管理的作用越来越大,原《规则》的一些内容经过实践证明可以进一步规范统一。因此2014年起国家档案局组织力量对原《规则》进行修订,2014年底形成《归档文件整理规则》(征求意稿),向档案系统和社会公开征求意见, 2015年国家档案局组织有关专家评审新《规则》通过后,于2015年10月25日正式对外发布。
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二、《归档文件整理规则》出台的重大意义
一是在遵循文件整理工作基本规律的基础上,简化整理步骤,提高文件整理效率;
二是适应档案管理现代化需要,尤其是信息化在档案中的作用越来越大,归档文件整理要适应计算机存储、利用档案的需要;
三是在实践的基础上,进一步规范统一归档文件整理,更有利于档案信息资源共享。
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三、归档文件整理规则
新《规则》适用于各级机关、团体、企事业单位和其
他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其
他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定,从
其规定。
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三、归档文件整理规则
归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、
应作为文书档案保存的文件材料,包括纸质和电
子文件材料。
整理
将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、
编目等(纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、
排架;电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据
包组织、存储等),使之有序化的过程。
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三、归档文件整理规则
归档文件的整理单位
件
档号
在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码,
以体现归档文件的类别和排列顺序
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三、归档文件整理规则
a:归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间
的有机联系
b:归档文件整理应区分不同价值,便于保管和利用
c:归档文件整理应符合文档一体化管理要求,便于计算
机管理和计算机辅助管理。
d:归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统
一。
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三、归档文件整理规则
组件
件的构成
归档文件一般以每份文件为一件。
①正文、附件为一件;
②文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;
③转发文与被转发文为一件;
④原件与复制件为一件;
⑤正本与翻译本为一件;
⑥中文本与外文本为一件;
⑦报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);
⑧简报、周报等材料一期为一件;
⑨会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;
⑩来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件;
11 有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
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三、归档文件整理规则
件内文件顺序
归档文件排序时,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;中文文本在前,外文文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。
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