文档介绍：公文处理办法
第一章总则
第一条为了做好公文处理工作,规范公文管理,提高公文质量和工作效率,参照《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》等有关规定,结合公司的实际情况,特制定本办法。
第二条公司公文是公司在管理过程中形成的规范文体和具有法定效力的公务文书,是传达贯彻市委、市政府方针、政策,发布规章和措施,请示和答复问题,安排相关经营活动,指导布置和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具和手段。
第三条公文处理指公文的办理、整理、归档等一系列相互关联、相互衔接的工作。
公司综合部是公文处理的管理机构,主管本公司的公文处理工作,具体负责公司公文的收发、传递、用印,以及各部室文书的立卷和归档。
第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全,逐步实现制度化、规范化、科学化。
第五条公文处理工作必须严格贯彻执行《公司法》、《保密法》等有关法律法规中的保密规定,确保公司秘密安全。秘密文件由专人保管并按规定范围分发、传阅。
第六条办理公文,要求文秘人员忠于职守,严守机密,行文少而精,注重效用。
第二章公文种类
第七条公司常用的公文种类主要有:
(一)决定
“决定”适用于对重要事项和重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销各部室不适当的决定事项等。
(二)规定、办法
“规定”适用于对某项工作或活动作出安排,提出具体管理措施和行为规范。
“办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。
(三)通知
适用于发布规章制度;转发上级单位和不相隶属单位的公文;批转所属单位的公文;传达要求各部室办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项;任免和聘用员工。
(四)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要信息或者情况。
(五)报告
适用于向上级单位汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级单位的询问。
(六)请示
适用于向上级单位请求指示、批准的事项。
(七)批复
适用于答复下级各部室和所属公司请示事项。
(八)函
适用于向其他业务主管部门请求批准的事项,以及与不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题等。
(九)会议纪要
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
(十)意见
适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见;答复对方征求对某项工作的意见。
第三章公文格式
第八条公文一般由发文单位、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附注、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。
一、涉及国家和公司秘密的公文应当在公文首页左上角标明密级,分别为“秘密”、“机密”、“绝密”。“机密”、“绝密”公文应标明份数和序号。
二、紧急公文应当根据紧急程度在公文首页左上角分别标明“特急”、“急件”。
三、发文单位应写全称或者规范化简称;联合行文,主办单位排列在前。
四、发文字号一般包括:单位代字、年份、序号。联合行文,只标明主办单位发文字号。公司部门的发文代字不得与公司发文代字相混用。
公文的发文字号一般标注在发文单位之下,横线上方居中;函件的发文字号标注在横线下方右侧。
五、公文标题应简要地概括公文的主要内容,并准确标明公文文种。标题中涉及法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
转发文件的标题,除转发的文种为“通知”给予省略外,其他文种可保留一级,如“批转××报告的通知”,转发的文种是通知时,为“转发××的通知”,不用“转发××的通知的通知”。转发文件不得以文件字号作为标题。
六、主送单位和抄送单位应为单位全称或规范化简称。
七、公文落款主要是成文日期。联合行文,联合发文单位共同加盖印章,顺序与文头保持一致。
若正文结束后,落款需另起一页时,须在落款页注明“此页无正文”。
公文若有附件,应在正文之后,成文日期之前注明附件顺序和名称。
八、成文时间以公司领导签发的日期为准。联合行文以最后签发单位领导签发日期为准。会议通过的文件,以通过日期为准,并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。
九、抄送单位置于公文末页下端,抄送单位用逗号隔开,最后一个抄送单位后标句号。
十、文件应当标注主题词,并应当使用主题词表中规定的词语,标注时应符合标引规则。标注位置一般在文件成文日期下方,抄送单位上方,语词之间空一格。
十一、印刷份数除上级有特殊规定之外,一般按每个部一份,由核稿秘书确定。个别公文因工作需要增加份数的,可由综合部寄送副本。
十二、公文中的各组成部分的标识规则,参照《国家行政机构公文格式》国家标准执行。
十三、公文文字从左至右横写、横排。公文用纸应按国际标准,为A4型纸,左侧装订。
第四章行文规则
第九条公司可以对所属各部行文;可以向