文档介绍：接待礼仪
任务二(一)办公室接待概述
1. 办公室接待的类型
公务接待
来访接待
电话接待
信访接待
最常见的是公务接待,即上下级之间、平行单位之间开展公务活动时进行的接待,一般需要负责来宾的迎送、陪同、具体行程安排、住宿、食宿以及交通等内容。
(一)办公室接待概述
2. 办公室接待的原则
1) 热情相待
(1)主动与客人寒暄、问候,亲切招呼,主动做自我介绍,与客人热情握手。
(2)对待来访客人要一心一意,不能有意无意地冷落客人。
(3)注意主次分明。接待来访客人时,正在被接待的客人要视为最重要的客人。
(4)告辞需由客人主动提出,客人在接待人员诚恳挽留后仍要离开,接待人员才能起身送行,与之握手,送别致意。
2) 耐心细致
接待来访客人要细心,讲究善始善终,不能虎头蛇尾。
3) 规范有序
办公室接待要有接待制度,使接待工作制度化,形成一定的接待流程,让接待工作进行起来能得心应手。
4) 合理节俭
办公室接待有一定的接待经费,但必须要合理地使用这些经验。
(二)办公室接待的规格
1. 接待规格的基本内容
(1) 接待规模的大小。
(2) 接待方主要人员身份的高低。
(3) 接待费用支出的多少。
(二)办公室接待的规格
2. 接待规格的确定
按照常规,接待规格应根据来访者的身份、职位高低来确定。接待规格需要始终,不能过高也不能过低,过高可能会影响单位的正常运转和领导工作,过低则可能怠慢了客人。
1) 高格接待
高格接待指主要接待人员或陪同人员比来宾职位要高的接待。
2) 低格接待
低格接待指主要接待人员或陪同人员比来宾职位要低的接待。
3) 对等接待
对等接待主要指接待人员或陪同人员与来宾职位大致相等的接待。
(三)办公室接待礼仪
1. 充分做好准备工作
1) 环境准备
办公室平时就应保持整洁、优雅的环境,桌椅摆放有序,办公用品、资料收拾的整齐规范。
2) 物品准备
在客人来访之前,要准备好招待客人必备的物品,如茶杯、茶叶、开水、烟灰缸等。
3) 全面掌握来访信息
接到来访接待任务后,首先要主动与对方联系,掌握客人的基本情况,包括来访者的姓名、人数、性别单位、职务、级别等。其次要了解来访者的目的、来访要求、活动方式以及准确的行程安排,还要确定对方的联系人,及时沟通情况,若有任何变化,要能在第一时间得到信息,便于调整接待方案。