文档介绍：WALMARTâ
沃
尔
玛
操
作
流
程
沃尔玛业务操作流程
一、主要业务操作流程:
合同签订
首单及新品进场
送货(含退货)
促销员驻场申请
促销活动开展
财务开票、结帐、对帐
(一)、合同签订
1、一般情况沃尔玛单店及区域采购经理均有签订采购合同的权力,如沃尔玛宁波店的合同可在上海总部签订,也可以在宁波当地签订。
2、沃尔玛合同文本很规范,除了主合同文本外,还有几份附属的协议,如何填写可以咨询采购经理或助理,按其要求填写后交于采购,采购会将合同报深圳总部审批,审批后会返回采购,其中一份给我司。一般审批下来的时间是一至两个月之间,在此期间须追踪采购合同审批下来的进度,否则会出现无合同的现象。
3、准备进场产品样品一份、质检报告各一份、企业相关证件各一份(主要有营业执照、卫生许可证、税务登记证、商标注册证、生产许可证、绿色食品证书、ISO管理体系认证证书、组织机构代码证、商品条码系统成员证书等)、产品报价单(含产品品名、规格、包装率、含税供价、未税供价、未税箱供价、建议零售价、原料原产地、条形码)、按要求填定沃尔玛MPS表,交由对应的采购。
4、签订的附属合同文本中要求我司提供电子邮箱给沃尔玛,沃尔玛对帐单及相关告之信息会通过此邮箱发送给我司。电子邮箱尽量固定,不要因为人员的变动导致邮箱更改而带来麻烦。另外向采购要一份《沃尔玛供应商货款结算须知》,内有关于订单、开票、送票的相关程序及注意事项。
5、沃尔玛合同主要条件::首单免费、正常返利(也称年佣)5%(个别地方如上海返利3%;武汉返利4%,取决于与采购的谈判),帐期一般为货到60天(个别地方如武汉为货到45天,取决于与采购的谈判)。
6、其它规定:沃尔玛包装率较特殊,一般为5或10个单位。例:我司220G迷你山楂片正常包装率为30袋,沃尔玛则要求MPS表上的包装率(即沃尔玛下订单的最小单位)为5袋或10袋,沃尔玛下订单时1件即5袋,2件即10袋,故送货较零散。
(二)、首单及新品进场
1、合同签订及相关资料齐全上交后,等待沃尔玛下免费首单,免费首单会传真至我司或要求我司至采购处索取,按要求时间送货。
2、免费首单由采购下达,免费首单的金额由采购自行掌握,一般满足货架基本陈列即可;正常按供价计算不高于350元/单品;也有个别出现500元/单品的首单免费,这取决于采购。如果首单金额下得太多,一方面造成我司进场费用提高,另一方面造成首批新品在终端的销售周期太长,影响正常销售。
3、首单要求100%按时间送足,送至沃尔玛单店后,即可找食品部主管安排排面并上货架。
4、如货未送足,在订单过期之前仍可以拿订单再补送缺货的品种,如订单过期之前仍无货,则需告之采购,协调缺货的产品延期送货;如无法送货,也需告之采购。
新品进场与首单进场流程基本一样。
(三)、送货及退货的处理
A、送货的处理
1、沃尔玛正常订单一般固定于每周的其中一天下达,传真至我司,正常每周下一份订单,一个月4份订单。促销订单有时与常规订单一起下,有时单独下。收到传真后,先检查订单上门店是否正确?订单到期日是否正常?订单上正常价格或促销价格是否准确?订单共几份?是否有漏单现象等。然后复印三份,一份交财务结帐用,一份用于开送货单并与送货单一起方可送货,一份备档。
注:如有促销,订单上的供价会显示我司供沃尔玛的促销供价,我司在开送货单时,不能按原价开,而要按促销价格开单;同样在开***时也要按促销价格的金额开单
2、一般沃尔玛的订单到期日为5天左右,正常在周三之前收到订单,收到订单后组织货源,一般在周五之前送达,因为周六、周日为销售高峰。送货需提前一天向沃尔玛收货部预约,
预约时沃尔玛会给我司一个预约号及预约时间,我司按时间送货。如预约时间为15:00,送货最好在14:30—15:30之间,不能太早也不能太迟。
3、收货完毕,收货员与我司送货员共同签字后,双方各执一联。然后将货拉进超市上货架,上不完的货,按超市要求放置,完成后由01部(即食品部)人员在送货单上签字,最后到收货区盖收货章,完成送货,送货回单当天交公司内勤处。
4、送货订单要求:一般按订单数量100%送足,如有断货现象,可在订单过期之前,再次补送断货的产品,一张订单可以送两至三次,但送货数量不能超过其订货的数量。同样的单品断货次数不可连续超过两次,否则沃尔玛会自动锁码。如因断货被锁码,此产品只能再重新申报进场,所以千万不要出现连续两次断货。
着重说明:07年南京/武汉沃尔玛均发现由于订单送货不足,导致罚款,罚款金额按缺货的数量及订单上的含税供价计算(不翻倍罚款)。针对此问题,现要求大区根据沃尔玛定稿的产品结构及历史销售数据、单品促销情况、季节性等因素,做好每月每