文档介绍：浅谈如何进行工作流程梳理
集团公司财务部凌发冲
前几天写了一篇《浅谈如何进行岗位工作梳理》交流文章,谈了自己对岗位工作梳理的理解,主要侧重于工作内容方面的梳理和描述,涉及岗位工作相关流程内容较少,今天补充谈谈对岗位工作流程梳理的理解,供财务同仁的参考。
还是通过举例的方式来说明问题。
例一,五矿有色关于支付货款事务单据流转规定:
序号
环节
事务代码
业务/贸易类型
单据清单
提供部门
接收部门
递交时间
5
付货款
ZFI086-创建付款单
出口/内贸业务
预付款/付款申请书、支付票据时(需提供合同和增值税发票复印件,预付款可在十五天之内补发票)
业务
财务
随系统一并递交
进口业务
进口T/T预付款:进口合同、发票、提单,三项均为正本和复印件各一份;
进口T/T付款:进口合同、提单、发票、报关单、进口付汇核销单、付款申请书,前三项单据正本和复印件各一份;
即期进口L/C、D/P付款:付款申请书、进口合同(正本和复印件)、进口付汇核销单。
这是五矿有色为了规范业务和财务有序进行,对所有业务环节、财务环节都做了明确而详细的规范。上述仅就支付货款所需单据及流转的规定。上表详细规定了支付不同业务类型货款及不同付款方式所需要提供的单据附件,规定了提供部门,接受部门,提交的时间等内容。上面序号和事务代码,是因五矿有色使用erp系统,业务都通过系统的操作
,序号和代码是配合系统而设。剔除使用系统的差异,上述流程梳理的原则同样适用于手工操作情况下业务和财务工作流程。
例二,五矿有色关于发票管理规定:
一、进项税发票管理
业务部取得增值税发票后应尽快录入ERP系统,按增值税发票相关内容一一对应填列,并完成提交。增值税的发票联、抵扣联和纸制入库单交主管会计。主管会计核实无误后,在ERP系统中进行财务确认并将抵扣联交税务管科认证,认证通过后做帐。增值税发票认证后,出口退税商品的增值税抵扣联经由主管会计退回业务员,内贸和出口证税商品的增值税抵扣联由税管部存留备查。
销项税发票管理
销售商品时,业务部提交销***申请交主管会计,主管会计确认后,由税管部开具增值税专用发票,并在ERP系统中登记增值税发票号码。主管会计将发票联和抵扣联交业务部并依据记账联进行帐务处理。当月开出的发票如有误,可将三联发票退回作废,重新提交开票申请,跨月则按办理退货或红冲手续方式。
五矿有色关于发票管理的规定,明确了事务处理部门(岗位)和业务流程,各环接处理方式和权限。
例一和例二均为某一事务的全部流程规范,涉及到不同部门(岗位),包括单据和信息的流转、上下游的关系描述。
根据工作流程的定义(即业务整个生命周期的表示,从业务开始生成,审批流转,处理执行到业务结束的整个过程,我们定义为工作流程
),及上述举例,总结出工作流程梳理的具体方法。
首先应梳理清楚有那些事务。
将与财务相关的工作事务梳理清楚,比如费用报销、材料采购、库存管理、成本核算等各项事务。
其次梳理清楚每一事务处理的过程及单据流转、涉及的部门(岗位)及权限。
如例二五矿有色关于发票管理的事项描述。也就是说,将对不同事务执行过程中涉及的过程(环节)和单据流转、部门(岗位)及权限描述清楚,将各项事务管理制度细化、固化在具体的工作流程中,使日常各项工作在有序中进行