文档介绍：办公室工作制度
将老师或主席团的通知贯彻到位是办公室的一个主要工作,体现了办公室的办事效率。每周星期二下午六点的学生会例会,通知每一位学生会成员和各班班长、团支书准时参加会议,并要求各班班长在班上将会议内容、精神及时传达给每一位同学。接受老师或主席团的特别通知并及时准确地转达到各班和各个部门。组织大型活动或其他工作后勤人事的调配,协调帮助各部门的学生工作,起到承上启下的中间枢纽作用,为活动提供无忧的后勤保障,保证系里的活动能更加顺畅快速的完成。
要保证办公室的良好的卫生状况,将会安排办公室委员定时打扫,要求每天早上都一小扫,保持办公室随时整齐干净。维护办公室的各项财产安全。在办公室时,必须爱惜办公室内的财产,如有坏损,必须立即报告办公室负责人,再由办公室负责人报告辅导员老师,如有外借,办公室值班人员必须做好登记,确定外借人员信息和归还时间。如若有大型的器材需要寄放在办公室或者是要签字之类的东西也必须报告学生会办公室负责人,由办公室负责人请示辅导员老师。学生会办公室的钥匙由学生会办公室统一配发,不得私自配备,若丢失,需报告辅导员,由辅导员再次配发并登记。持钥匙人不能随意进入办公室做与学生会事务无关的事情。办公室值班人员要做好收发和整理文件的工作,接纳来访、来电,传达上级指示,协助各部门完成当天工作,需设置一专用本子《办公室值班交接本》,对重要工作应记明工作开始时间、截止时间及大致内容;重要电话和重要信件、文件应记明来电单位、大体事情;遇突发事件应及时处理,事后报告老师或学生会主要学生干部;如遇到不能自行解决的情况须尽快向老师或学生会主要学生干部汇报,不得擅自处理。值班结束后,值班人员应及时、认真做好工作总结,以备日后查阅。每个星期一的下午五点之前,都如实做好学生证补办的登记和盖章,再返还到各系的辅导员手里;并且请假情况的核实和统计注意事项:值班期间如遇工作任务巨大不能及时完成情况,必须在《
办公室值班交接本》上特别注明(包括事件负责人、完成情况、截止日期),并向下一位值班人员说明,做好交接工作,同时值班人员应在值班时查看《办公室值班交接本》完成未完成的工作。如有因记录不明造成的工作延误、失误,将追究值班人员的责任。要求办公室委员每日检查值班签到情况,并对学生干部的值班缺勤情况予以备案,也要求办公室成员在期末配合各部做好对本学期各部门学生干部情况的汇总工作,进行分析,作为学生干部考核时的参考依据。
办公室值班人员要谨记“微笑”服务,以礼待人,文明工作,对来访的老师、同学应热情接待。办公室值班人员需保持衣冠整洁,不得穿拖鞋、背心、运动短裤,不得在办公室内大声喧哗及打闹,必须维护我系学生干部的良好形象。办公室值班人员不得随意翻看其它部门或人员的办公文件及材料,如由于工作关系有此需要时,应先征得对方负责人同意方可翻阅。电脑使用:各学生干部有义务维护电脑的正常运作,并尽量节省纸张和油墨。使用者不得擅自修改任何电脑配置文件,不得擅自删除电脑上的任何文件,值班人员在值班期间不得使用电脑聊天、玩游戏或其他与工作无关的。办公室值班人员离开办公室时,需注意办公室的卫生是否整洁,门窗、电风扇、电脑是否关好,最后离开办公室的人必须将所有电源切断,并且将门反锁。
学生干部每周召开一次例会(每周二晚6点一十,综合楼20室),若有重要事情则电话通知召开临时会议。与会人员必须提前10分钟到会场,做到不迟到,不早退,不无故缺席。迟到、早退或缺席者,例会结束后通报批评,若有特殊情况不到者,必须提前向辅导员老师请假,事后请假视为缺席。每次例会都将严格考勤,由办公室委员在会前十分钟对全体与会人员进行点到并如实做好记录。出勤情况将作为年终学生干部考核的依据,并记入学生会干部考核表。迟到累记3次或无故缺席四次者视为自动退出学生会。为保持会场秩序、加强组织纪律,参加会议者必须靠前、靠中心坐,会议期间必须将所有通讯设备设置为无声状态,并保持会场纪律,不得随意交头接耳。办公室必须对每一次会议做好会议记录
.记录要求如实、准确、简明扼要,会议后交由老师查阅后存档。
1)办公室值班采取轮换制,每两节课轮换一次,每次值班人员2人,日常值班时间:上午:8:30—12:10 下午:14:30—18:10值班人员必须在值班时间前10分钟内到达学生会办公室,按要求做好签到工作,不得代签。值班期间不能随意离开(除特殊情况,必须向办公室负责人员说明),值班人员不得迟到早退,办公室负责人及作风纪律部成员将对值班情况进行督促、检查,值班任务将责任至每一位值班人员。
2)办公室值班安排表由办公室统一安排,不得随意调换,个别人员因特殊原因须临时调换值班日期,至少提前一小时向办公室负责人请示,并向