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物资管理办法
为进一步加强公司的物资管理,完善物资管理办法,节省开支,降低成本,加大效能监察力度,切实保障各部门正常工作需要,特制订本管理办法。
二、坚持厉行节约的原则,自觉降低物资消耗,节省开支。
三、公司的全部物资原则上按公司《物资管理办法》规定的采购、验收和领用流程执行。
五、公司物资应严格按管理办法规范管理,未经物资管理员备案登记的,公司财务部门应拒绝办理入帐手续。
六、凡属固定资产范畴的物资均由物资管理员统一管理(包括采购、验收、入库、出库等)。
七、采购管理
1、采购计划管理:
采购计划均以总经理室审定后的计划为准并灵活执行,没有明确采购计划的物资不准采购,临时追加采购计划者要按规定程序报批。
2、具体采购管理:
物资采购均严格按公司审定后的采购计划进行采购,其中属于固定资产范畴的物资采购均由总经办统一采购,固定资产以外的其他物资由金瓶农业自行采购。
3、采购备案登记管理:
自行采购的所有物资均要求及时到物资管理员处统一备案登记,未经登记的物资财务部不得予以报销。
八、验收管理:
1、负责公司物资仓库管理的工作人员对购进的物资要求严格进行验收,包括资料验收、数量验收、质量验收。
2、资料验收:仓管人员要根据采购计划、购销合同等内容核对供方提供的质量证明文件(包括产品合格证、检验/试验报告、产品规范等)、运输票据、磅单等,确认是否与实物相符,属于固定资产或其他设备类的在验收时应严格核对产品的型号及设备编号等内容,以利于今后加强管理。
3、数量验收:仓管人员要根据采购计划、合同所订立的数量进行验收,对于分批进场的物资,要做好分次验收记录,对超出规定的应及时做好记录,及时通知供方协商解决。
4、质量验收:物资管理人员汇同公司相关主管、使用部门人员要严格对入库物资的外观、性能和技术指标等质量方面进行详细的验收。
九、入库管理:
物资管理人员对验收合格的物资要进行入库登记管理,认真填写《物资验收入库单》,入库单上必须有采购人员、物资管理员、部门负责人签字,对入库管理的物资应分类、按序、按要求存储,以便于物资的妥善保管及确保物资的正常、安全使用。凡验收不合格的物资要拒绝入库管理,未经许可物资管理人员不得擅自入库登记,否则要承担相应责任。
十、出库管理:
1、使用部门或使用个人领用物资时,物资管理人员应认真填写《物资出库单》,出库单上必须有物资管理员、领用人或领用部门负责人签字,同时注明物资的领用部门。
2、对外销售物资时,物资管理人员应认真填写《物资出库单》,出库单上必须有物资管理员、收货人和部门负责人签字,同时注明是现金销售或是转帐销售。现金销售必须由出纳收款,物资管理员不得代收转交。销售物资时必须有物资管理员与另一位办公室管理人员在场,方可销售,否则不得销售任何物资。
十一、物资流向管理:
1、盘点及物资安全管理:仓管人员定期(一般每两个月一次)对库存物资进行盘点、核对,对库存物资要做好安全防护措施,并建好详细的物资管理台帐,做到帐、卡、物一致。
2、物资如发生报废、盘盈、盘亏或毁损时,财务部应会同行政部查明原因,并由行政部出具情况说明或处理意见,报总经理室审批后,财务部做出相应的处理。
3、固定资产或大件物资设备如发生外借、出租,出售,赠与情况,必须由工程管理部事先经总经